Responsable de bureau de scolarité H/F
Référence : 2025-1959526
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Strasbourg
Affectation : Faculté de Médecine Maïeutique et Sciences de la Santé - Localisation : 4, rue Kirschleger, 67000 Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon grille catégorie B - Tec € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emplois ouverts aux agents contractuels uniquement
CDD de 12 mois à pourvoir à compter du 01/09/2025
2 Postes à pourvoir
Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
la fiche de poste détaillée est consultable sur le site de l' université.
Mission :
Le (la) responsable d’un bureau de scolarité coordonne toutes les activités du service.
Il (elle) assure la communication nécessaire entre ses collègues, mais aussi avec sa hiérarchie directe, les enseignants chercheurs, les étudiants, les services centraux de l’université, les secrétariats des services hospitaliers
Activités principales :
SCOLARITE
- Organiser la logistique des actions liées à la gestion de la scolarité en liaison avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants (action de rentrée, préparation des listes de participants, inscriptions dans des groupes et des options)
- Accueillir, informer et accompagner les divers publics de la formation initiale et continue
- Participer à l’élaboration de la modélisation de l’offre de formation en relation avec les responsables pédagogiques
- Préparer et contrôler tous les actes de la gestion de la scolarité des étudiants (calendriers, examens, jurys)
- Préparer les sujets (sur papier ou sur plateforme)
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux personnels des différents bureaux de la scolarité
- Préparer des campagnes d’inscriptions administratives
- Participer aux inscriptions administratives et aux inscriptions pédagogiques, transfert de dossiers
- Participer à la gestion de dossiers complexes
- Participer aux différentes commissions pédagogiques et aux réunions
- Modéliser l’offre de formation dans le logiciel dédié (ex Apogée, Pégase)
MANAGEMENT
- Encadrer des gestionnaires du service
- Organiser les tâches de l’équipe administrative en veillant à une répartition équilibrée et lisible
- Assurer la continuité du service
VEILLE REGLEMENTAIRE
- Assurer la veille réglementaire dans le domaine de la scolarité
- Participer à la mise à jour des documents destinés à la communication avec les étudiants : site web, guides, plaquettes d’information, etc
Activités associées
- Assurer une bonne circulation de l’information interne et externe
- Veiller à la formation continue des personnels
- Renseigner les enquêtes et documents liés à la scolarité
- Organisation des manifestations (Journées des universités, Journées Portes ouvertes)
- Participer à des tâches de secrétariat.
- Archiver les pièces administratives
Contact pour renseignements sur le poste : Clarisse MAIGRET Responsable administrative adjointe
Mail : cmaigret@unistra.fr ; Tel : 03 68 85 35 13
Profil recherché
a) Savoir sur l’environnement professionnel
- Connaître les règles de fonctionnement de l’établissement
- Connaissance approfondie des dispositifs de formation
- Connaître les techniques de gestion administrative
- Connaître les techniques de présentation écrite et orale
- Connaître la réglementation inhérente à la composante et domaine d’activité
b) Savoir-faire opérationnel
- Savoir s’organiser, planifier son temps et ses activités
- Savoir hiérarchiser les tâches et planifier les activités selon le calendrier universitaire
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Savoir réguler des dysfonctionnements
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi des procédures liées à la gestion de la scolarité
- Savoir rechercher la bonne information
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
- Savoir rédiger des courriers, des courriels et des documents administratifs
- Connaître parfaitement les logiciels courants de bureautique (Word, Excel…)
- Connaître et utiliser les logiciels et Progiciel : APOGEE, ADE, ROF, ECANDIDAT, PSTAGE et outils dédiés
c) Savoir-faire comportemental
- Avoir le sens des responsabilités
- Avoir des capacités au management et à l’encadrement du personnel, Savoir animer une équipe
- Savoir gérer les conflits
- Savoir travailler seul(e) et avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
- Capacités d’adaptation et d’anticipation
- Avoir un très grand sens de l’organisation et de la planification
- Savoir animer des réunions
- Etre très réactif
- Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
- Avoir le sens de l’initiative
- Etre force de proposition
- Etre organisé(e) et dynamique
- Savoir gérer les priorités
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
- Entretenir de bonnes relations avec tous les personnels de la faculté et des services de l’université
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs.
Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handibienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Nom du service : Service de la scolarité
Nombre d’agents du service : à définir
Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) : à définir
Lieu d’exercice : Faculté de médecine – 4 rue Kirschleger ou CMCO 19 Rue Louis Pasteur, 67300 Schiltigheim
À propos de l'offre
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Savoir travailler dans l’urgence, le cas échéant.
Contraintes liées au calendrier universitaire
Disponibilités pour certaines manifestions (Journées des Universités, Journée Portes Ouvertes)
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Responsable de service de scolarité
