Responsable de cellule administrative F/H
Référence : 2023-1178804
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
France Éducation international (FEI)
France Education international - Localisation : Sèvres
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
En qualité de responsable de la cellule administrative :
1/ Il/Elle propose à la directrice du département des solutions d’amélioration et d’optimisation des différents processus dont elle a la responsabilité.
2/ Il/Elle encadre, conseille et accompagne les trois autres agents administratifs. Il/Elle participe à leur recrutement et à leur évaluation. Il/Elle organise le travail de la cellule administrative en fixant les objectifs et en s’assurant de la qualité du travail réalisé et du respect des délais. Il/Elle propose et met en place des solutions pour fluidifier les réponses aux demandes d’information et améliorer leur qualité. Il/Elle veille notamment à l’amélioration continue de l’agent conversationnel mis en place en 2021 en lien avec le prestataire externe : actualisation des connaissances et ergonomie.
Il/Elle veille à la synergie entre les agents chargés de l’accueil téléphonique et de l’information et les chargés de coopération internationale.
3/ Il/Elle accomplit les principales tâches administratives suivantes :
- Préparation et suivi du budget du département ;
- Préparation et suivi des différents reportings en lien notamment avec le service financier ;
- Développement des outils de suivi et mise en place de tableaux de bord ;
- Suivi des indicateurs d’activité de la cellule administrative et du département ;
- Gestion administrative et financière des projets et des différentes activités d’un projet, notamment les projets sur financement Erasmus + ;
- Organisation administrative des missions, visites d’études, séminaires et formations ;
- Suivi administratif des dossiers (ordres de mission, conventions ; abonnements aux bases de données internationales) ;
- Gestion quotidienne des relations avec les prestataires de services (voyages, interprétariat, fournitures etc. …) ;
- Dialogue avec les différents services en interne (notamment le secrétariat général, l’agence comptable...) ;
- Gestion des archives du département en collaboration avec l’archiviste de FEi ; collecte, mise en forme, organisation et classement des documents ;
- Réponses (par courrier postal et par messagerie), aux demandes d’information des partenaires institutionnels nationaux et internationaux.
Profil recherché
Titulaire d’un diplôme Bac + 5 dans le domaine de la gestion des administrations et des entreprises ou des études commerciales.
Une expérience réussie dans des fonctions similaires est vivement souhaitée pour accéder à ce poste.
Connaissances :
Le(a) candidat(e) devra avoir des connaissances budgétaires et comptables :
- Expérience souhaitée de l’utilisation de logiciels budgétaires : une expérience du progiciel de gestion SIFAC serait un atout, mais n’est pas indispensable (des formations pour l’appropriation de cet outil pourront être assurées en interne et en externe) ;
- Excellente maîtrise des logiciels courants de bureautique (Word, Excel, power Point, Internet) et capacité à se former aux outils informatiques développés en interne ;
- Expérience dans la gestion administrative et financière de projets internationaux souhaitable.
Savoir-faire :
- Respect des procédures et des délais ;
- Savoir informer et communiquer des données ;
- Bon niveau d’anglais écrit et oral (minimum : B2) ;
- Capacité d’analyse et de rédaction ;
- Capacité d’encadrement.
Savoir-être :
- Sens des responsabilités ;
- Bon relationnel, sens du dialogue, ouverture d’esprit, sens de l’écoute ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Autonomie et sens de l’organisation, rigueur, disponibilité ;
- Forte réactivité, capacité d’adaptation ;
- Capacité à gérer la pression ;
- Être force de proposition.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- beyer@france-education-international.fr
- mvt@france-education-international.fr
Qui sommes-nous ?
France Education International https://www.france-education-international.fr est un opérateur du ministère de l’éducation nationale. Ses missions, qui s’inscrivent dans le cadre des priorités du gouvernement en matière de coopération internationale, s’articulent autour de trois axes d’activité : la coopération dans les domaines de l’éducation, l’appui à la diffusion de la langue française et la mobilité internationale. L’établissement, situé à Sèvres, est reconnu en France et à l'étranger pour ses compétences en matière d'expertise, de formation, d'évaluation et de gestion de projets internationaux. Pour conduire ses actions, il s’appuie sur le savoir-faire d’une équipe de 250 personnes, ainsi que sur un réseau de plus de 1 000 experts et de partenaires nationaux et internationaux.
Descriptif du service
Rattaché à France Education International depuis 2004, le centre ENIC-NARIC France est le seul centre pour la reconnaissance des diplômes étrangers en France. Il appartient au réseau international ENIC NARIC (European network of information centers – National academic recognition information centers) constitué de 57 centres situés dans 55 pays et coordonné par la Commission européenne, le Conseil de l’Europe et l’UNESCO. Son expertise est sollicitée principalement à trois niveaux :
- l’évaluation des diplômes étrangers et la délivrance d’attestations de comparabilité ;
- l’information du public sur la reconnaissance des diplômes étrangers en France ;
- la coopération nationale et internationale dans le domaine de la reconnaissance des diplômes étrangers.
La cellule administrative assure les tâches principales suivantes :
- Suivi administratif et financier des activités du département ;
- Réponse par téléphone, courriel et courrier aux demandes d’information ;
- Gestion d’un agent conversationnel ;
- Facturation, logistique, besoins en matériel et commandes.
Elle est composée d’un(e) responsable, d’une assistante administrative et de deux agents chargées de l’information.
Le/la responsable de la cellule administrative exerce ses activités sous l’autorité de la directrice du département.
À propos de l'offre
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Date de prise de fonction : dès le 15 mai, afin de faciliter la passation avec l’actuelle titulaire, qui quittera ses fonctions le 1er septembre
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2023
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Chargée / Chargé de prestations financières
