Responsable de l'administration
Référence : 2025-1882299
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
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Employeur :
Institut Départemental pour la protection de l'Enfance et l'accompagnement des Familles de la Vienne
Institut Départemental pour la protection de l'Enfance et l'accompagnement des Familles (IDEF86) - Localisation : 189 rue de la gibauderie 86000 POITIERS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Rémunération selon grille indiciaire
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
• PARTICIPATION A LA POLITIQUE INSTITUTIONNELLE
- Préparer tout dossier relevant de son secteur à la demande de la Direction
- Elaborer les documents présentés lors des instances (CA, CSE) et y participer pour les dossiers qui le concernent
• ENCADREMENT ET MANAGEMENT DE L’EQUIPE ADMINISTRATIVE
- Assurer le management direct des 7 agents du service (emploi du temps, congés, réunions mensuelles, entretiens annuels d’évaluation)
- Elaborer et actualiser les fiches de poste en collaboration avec les professionnels concernés et communication à la Direction pour validation
- Organiser, prioriser, réguler le travail des agents en fonction de l’activité
- Contrôler et former les agents du service à l’application des procédures et des pratiques professionnelles
- Proposer à la direction toute amélioration de l’organisation du service
- Rédiger le rapport d’activité annuel du service
• GESTION DES RESSOURCES ECONOMIQUES ET FINANCIERES
- Garantir le respect des procédures comptables et budgétaires
- Piloter l’élaboration, le suivi du budget de l’établissement et les propositions de décisions modificatives
- Concevoir et mettre en place les outils et les tableaux de bord de suivi budgétaire
- Réaliser l’analyse financière
- Réaliser le suivi des emprunts et des dépenses en matière d’investissement
- Réaliser les documents budgétaires : le budget prévisionnel et le compte administratif
- Suivre le dossier des assurances et des contentieux/sinistres en lien avec le secrétariat (assurance civile, locative, des véhicules, etc.)
- Assurer le rôle de correspondant auprès du SGC et de la DGAS
- Suivre l’exécution budgétaire au cours de l’exercice sur le portail de la DGFIP (dépenses et recettes)
- Assurer la délégation de signature en termes d’ordonnateur des dépenses en cas d’absence de la Direction
- Suivre le tableau de bord du compte au Trésor Public.
• GESTION DES ACHATS ET DES MARCHES PUBLICS
- Assurer l’interface avec le prestataire, fournisseur des logiciels métiers du service administratif : mise à jour, maintenance, etc…
- Préparer les pièces et documents pour les différents marchés publics : renouvellement ou création
- Régler les litiges avec les fournisseurs, les services utilisateurs
- Participer à l’élaboration de la politique d’achat de l’établissement
• GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET LA PAYE
- Piloter, élaborer, mettre en œuvre, évaluer les actions de développement des ressources humaines en cohérence avec la politique RH de l’établissement en matière de recrutement, GPMC, formation, paie, dialogue social, RSU.
Profil recherché
Vous disposez déjà du grade d'Attaché d'Administration Hospitalière ou autre FP et d'une expérience sur ce même type de poste OU vous disposez d'un master administration publique.
Vous avez des compétences indispensables en matière de gestion financière et de marchés publics (notamment la codification budgétaire M22).
Vous avez des connaissances en matière de gestion du temps de travail et du statut de la FPH. L'utilisation d'un logiciel de gestion du temps de travail serait appréciée.
Vous disposez de compétences managériales avérées.
Une connaissance de la protection de l'enfance serait un plus.
Vous êtes rigoureux(se), vous avez le sens du service public et vous disposez d'une aisance relationnelle.
Recrutement par voie de mutation, détachement ou voie contractuelle.
Date de prise de poste : 1er juin 2025
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’IDEF86 est un établissement public autonome qui exerce des missions de protection de l’enfance tant dans un cadre judiciaire que dans un cadre administratif. A cet effet, 107 enfants de 0 à 21 ans sont accueillis au sein de dix unités éducatives diversifiées et 560 mineurs sont accompagnés à domicile, soit au sein de leur famille, soit parce qu’ils sont accueillis chez des assistants familiaux.
Environ 180 professionnels sont employés par l’établissement et relèvent du statut de la fonction publique hospitalière.
Descriptif du service
Outre les services éducatifs, l’IDEF86 dispose de deux services support : le service technique et le service administratif, organisé comme suit :
- Le service ressources humaines (2 agents)
- Le service des ressources financières (2 agents) dont un régisseur
- Le secrétariat administratif (1 agent)
- Le service d’entretien des locaux (2 agents)
Le responsable de l’administration est intégré à l’équipe d’encadrement qui se compose, outre lui-même, des huit chefs de services éducatifs et du responsable des services techniques.
Il participe à la dynamique institutionnelle (réunions hebdomadaires Direction-Encadrement, pilotage de projets transversaux, participation à des groupes de travail).
Sous l’autorité de la Direction, le responsable de l’administration participe à la conception, l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation des décisions prises dans les domaines administratifs (finances, budget, achats et marchés publics, ressources humaines).
À propos de l'offre
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Le responsable administratif dispose d’un bureau au sein du service.
Il est mis à sa disposition un ordinateur portable, un téléphone portable et le matériel nécessaire à la tenue de son poste.
Forfait cadre - travail du lundi au vendredi.
Garde administrative à raison d'une semaine sur 3 (weekend compris).
Télétravail possible
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/06/2025
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Responsable budgétaire
