Responsable de la scolarité du second cycle et des missions transverses du Pôle de scolarité H/F
Référence : 2024-1559012
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Strasbourg
Faculté de Médecine Maïeutique et Sciences de la Santé - Localisation : Faculté de médecine, maïeutique et sciences de la santé – 4, rue Kirschleger - Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Catégorie B. TECH € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement.
Catégorie : B Corps : Technicien
Missions :
- Coordonner toutes les activités du service du second cycle
- Assurer la communication nécessaire entre ses collègues, mais aussi avec sa hiérarchie directe, les enseignants et les étudiants.
- Assurer des missions transverses au Pôle de scolarité de la Faculté, en appui de la responsable du Pôle.
Activités principales :
SCOLARITE :
- Organiser la logistique des actions liées à la gestion de la scolarité du 2ème cycle en liaison avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants (actions de rentrée, préparation des listes de participants, inscriptions dans des groupes et des options)
- Accueillir, informer et accompagner les divers publics de la formation du second cycle
- Participer à l’élaboration de la modélisation de l’offre de formation en relation avec les responsables pédagogiques
- Préparer et contrôler tous les actes de la gestion de la scolarité des étudiants du second cycle (calendriers, examens, jurys)
- Appuyer le Vice-doyen second cycle dans la coordination des choix de sujets, préparer et enregistrer des questions dans le logiciel utilisé pour les examens sur tablette
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux collègues du service
- Préparer les campagnes d’inscriptions administratives
- Participer aux inscriptions administratives, aux inscriptions pédagogiques et aux opérations de transfert de dossiers
- Participer à la gestion de dossiers complexes
- Participer aux différentes commissions pédagogiques et aux réunions relatives au second cycle
- Modéliser l’offre de formation dans le logiciel dédié (ex. Apogée, Pégase).
MANAGEMENT :
- Encadrer les gestionnaires du service et assurer leur formation continue dans leur domaine d’activité
- Organiser les tâches de l’équipe administrative en veillant à une répartition équilibrée et lisible
- Assurer la continuité du service.
Activité associée – Missions transverses :
- Participer à la gestion des dossiers en provenance de Mission handicap en tant que référente pour la faculté
- Participer à la veille réglementaire dans le domaine de la scolarité
- Participer à la mise à jour des documents destinés à la communication avec les étudiants : site web, guides, plaquettes d’information, Rof, Ametys etc
- Renseigner les enquêtes et documents liés à la scolarité.
Contact pour renseignements sur le poste : Geoffroy Steegmann,
Responsable administratif de composante
Tél : 03.68.85.35.26 ; Mail : g.steegmann@unistra.fr
Profil recherché
a) Savoir sur l’environnement professionnel :
- Connaître les règles de fonctionnement de l’établissement et l’environnement professionnel de l’enseignement supérieur
- Avoir une connaissance approfondie des dispositifs de formation
- Connaître les techniques de gestion administrative
- Connaître les techniques de présentation écrite et orale
- Connaître les techniques de base du management
- Connaître la réglementation inhérente à la composante et au domaine d’activité.
b) Savoir-faire opérationnel :
- S’organiser, planifier son temps et ses activités
- Hiérarchiser les tâches et planifier les activités selon le calendrier universitaire
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Savoir réguler des dysfonctionnements
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi des procédures liées à la gestion de la scolarité
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
- Rédiger des courriers, des courriels et des documents administratifs
- Utiliser parfaitement les logiciels courants de bureautique (Word, Excel…)
- Utiliser les logiciels et Progiciel : APOGEE, ADE, ROF, ECANDIDAT, PSTAGE.
c) Savoir-faire comportemental :
- Avoir le sens des responsabilités
- Avoir des capacités au management et à l’encadrement du personnel, animer une équipe
- Savoir gérer les conflits en cas de besoin
- Savoir travailler seul(e) et avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
- Avoir des capacités d’adaptation et d’anticipation
- Avoir un très grand sens de l’organisation et de la planification
- Savoir animer des réunions
- Être réactif
- Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
- Avoir le sens de l’initiative
- Être force de proposition
- Être organisé(e) et dynamique
- Savoir gérer les priorités
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
- Entretenir de bonnes relations avec tous les personnels de la faculté et des services de l’université.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
g.steegmann@unistra.fr
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs. Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handi-bienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Nom du service : Service de la scolarité du 2ème cycle
Nombre d’agents du service : 4
Nombre d’agents à encadrer : 3
Lieu d’exercice : Faculté de médecine, maïeutique et sciences de la santé – 4, rue Kirschleger - Strasbourg
À propos de l'offre
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Emploi type :
Technicien.ne en gestion administrative
Fonction exercée :
Responsable de la scolarité du second cycle des études médicales et des missions transverses du Pôle de scolarité.Relation hiérarchique :
La personne est placée sous l’autorité de la responsable administrative adjointe, responsable du Pôle de scolarité de la Faculté.
Relations fonctionnelles :- Collaboration étroite avec les responsables pédagogiques (enseignants)
- Collaboration avec les services centraux : Direction des Etudes et de la Scolarité (DES)
- Collaboration avec les autres services rattachés à la composante : autres services du Pôle de scolarité, service RH, service financier, secrétariat général, service des usages numériques, appariteurs, bureau des emplois du temps.
-
Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement.
- Travailler dans l’urgence, le cas échéant.
- Bureau en Open Space
- Contraintes liées au calendrier universitaire
- Disponibilités pour certaines manifestations (Journées des Universités, Journée Portes Ouvertes).
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Responsable de service de scolarité
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Domaine: Enseignement et formation
Chargé.e de mission Entrepreneuriat – international et jeunes chercheurs
