Responsable de secrétariat (SDFIP)
Référence : 2024-1627486
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des Services Judiciaires
Direction des services judiciaires Affectation : Sous-direction des finances, de l'immobilier et de la performance (SDFIP) - Localisation : Ministère de la justice – Site Olympe de Gouges – 35, rue de la gare 75019 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le titulaire du poste assure la gestion du secrétariat mutualisé de la sous-direction, en lien avec les deux autres assistantes que le titulaire du poste encadre et dont il assure la coordination de l’activité.
A cet égard, ses missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes
- Gestion de l’emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l’agenda électronique)
- Gestion de l’organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestations, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.
- Gestion et organisation des déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec l’agence de voyages dédiée au ministère
- Gestion de la boite structurelle du secrétariat mutualisé
- Constitution des dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote
- Mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant de la sous-direction
- Commande de matériels et demande d’intervention informatique
- Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations
- Gestion des parapheurs en interne et externe via l’application Messager
- Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers
- Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation).
Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par la sous-directrice et son adjoint.
Profil recherché
Connaissances
Connaissances de la fonction publique, le cas échéant de l’institution judiciaire
Bonne maitrise de l’outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook…
Savoir-faire
Avoir le sens de l’organisation et de la méthode
Savoir anticiper et prioriser
Savoir rendre compte et travailler en équipe
Avoir des capacités rédactionnelles
Avoir une bonne expression écrite et orale
Savoir-être
Faire preuve de rigueur
Savoir gérer l’urgence et faire preuve de réactivité
Avoir le sens des relations humaines et de l’accueil
Faire preuve d’une parfaite discrétion professionnelle
Être force de proposition et avoir l’esprit d’initiative
Respecter la confidentialité et le devoir de réserve
Avoir le sens du service public
Avoir des capacités d’adaptation
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Au sein de la direction des services judiciaires, la sous-direction des finances, de l'immobilier et de la performance (SDFIP), composée de 6 bureaux et d’environ 80 agents :
- analyse l'activité des juridictions sur la base des statistiques d'activité restituées dans l'outil d'analyse décisionnelle Pharos, est en charge du contrôle de gestion et de la conduite des dialogues de gestion ;
- élabore les documents budgétaires, recueille et évalue les besoins des services judiciaires en fonctionnement, moyens humains et matériels, répartit les moyens nécessaires à leur fonctionnement en lien avec les responsables de budgets opérationnels de programme (BOP) et assure la gestion financière des personnels ;
- contribue pour les services judiciaires à la définition des besoins en matière d' investissements immobiliers et assure le suivi des besoins en matière d'entretien immobilier ;
- définit et met en œuvre les principales orientations de la politique de sûreté dans les juridictions ;
- participe à la politique ministérielle d'achats conduite par le responsable ministériel des achats du secrétariat général et pilote la politique d'achats spécifique aux services judiciaires ;
- contribue par son expertise à la maîtrise des frais de justice et des autres dépenses ;
- traite les demandes amiables d’indemnisation formées par les particuliers (tiers, usagers) à raison du fonctionnement défectueux ou non du service public de la justice judiciaire
Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Le secrétariat particulier de la sous-direction est composé de 3 agents : le responsable et deux assistantes de catégorie C.
Votre hiérarchie
Le poste de responsable du secrétariat particulier est placé sous l’autorité de la sous-directrice des finances, de l’immobilier et de la performance, ainsi que de son adjoint.
Vos interlocuteurs métiers
Directionnel (Direction des services judiciaires) et inter-directionnel (au sein du ministère).
À propos de l'offre
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Groupe RIFSEEP 1
Postes soumis à entretien préalable
Restauration : oui
Accessibilité en transport / Parking : RER (RER E – arrêt Rosa Parks / RER B – arrêt la Plaine Stade de France)
Tram (T3b – arrêt Rosa parks)
Métro (ligne 7 – arrêt Corentin Cariou / ligne 12 – arrêt Front populaire)
Bus 239 ou navette privée « Icade » (arrêt Parc du Millénaire)
Parking sécurisé : voiture, moto, scooter et vélo
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
