Responsable du bureau de gestion administrative et financière
Référence : 2024-1643853
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Montpellier
Université de Montpellier - Localisation : Montpellier
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattaché à la Direction du service commun de documentation, placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice, vous assurerez la gestion administrative et financière du SCD. A ce titre, vous assurerez des fonctions d'assistance financière, comptable et réalisez des actes administratifs dans le respect des règles et des procédures de l’Université.
Vous encadrerez hiérarchiquement les agents administratifs dont la mission principale porte sur les activités financières.
Activités principales liées à la mission :
1/ Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et des dossiers administratifs :
- Contribuer à l’élaboration du budget du SCD
- Superviser la réalisation des commandes selon la répartition au sein des agents administratifs et réaliser des commandes
- Elaborer les tableaux de bord de suivi financier et en assurer la mise à jour (suivi des projets annuels internes au SCD…)
- Contribuer à la préparation de la justification financière auprès des organismes financeurs
- Assurer le suivi des conventions dont le SCD est partie prenante
- Assurer le suivi des marchés documentaires, en lien avec le service des achats et marchés (DAGI)
- Gérer les recettes, effectuer les demandes de vente et suivre l’évolution du reversement des droits de bibliothèque
- Fournir les éléments de reporting, d’analyse et d’aide à la décision nécessaires à la direction du SCD
- Préparer les éléments nécessaires à la réponse aux enquêtes internes UM (bilan CVEC…) et externes (enquête annuelle des BU – ESGBU et ERE…)
- Suivre l’évolution de la règlementation et des procédures au sein de l’UM
- Le cas échéant, participer à tout groupe de travail interne au SCD ou à l’UM sur le fonctionnement administratif et financier, selon les besoins du service ou de l’établissement.
2/ Pour l’activité de supérieur hiérarchique :
- Être membre de l’équipe de direction du SCD : participation aux réunions mensuelles, contribution à l’élaboration, au suivi et à l’évaluation du plan d’action du SCD
- Mener les entretiens individuels professionnels des agents
- Préparer et animer les réunions nécessaires à la bonne exécution des missions
- Traiter les questions individuelles ou inter-individuelles
- Le cas échéant, gérer les conflits et les situations délicates et relayer auprès de la hiérarchie les situations le justifiant
- Gérer le temps de travail, les demandes d'autorisation d'absences des agents du bureau
- Participer au recrutement des agents sur les fonctions d'administration
- Maintenir et développer les compétences des agents placés sous sa responsabilité
- Rendre compte de l'activité et des résultats à la direction du SCD
- Diffuser l'information au sein de son équipe et faire remonter l'expression des agents
- Contribuer à la communication interne au sein du SCD
Profil recherché
Savoir :
- Avoir une bonne connaissance en gestion budgétaire et comptable d'un établissement
d'enseignement supérieur
- Avoir une bonne connaissance générale des techniques de gestion administrative et de
secrétariat
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Connaitre les procédures de la commande publique et les finances publiques
- Connaitre les pratiques du management de personnes et d’équipe
- Connaitre les règles d’archivage des documents administratifs
Savoir-faire :
- Élaborer, mettre en œuvre des procédures et des règles
- Avoir une excellente capacité de communication orale et écrite
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Powerpoint...) et des outils de visioconférences (Zoom
notamment)
- Avoir une très bonne maîtrise d’Excel pour l’élaboration et le suivi du budget
- Savoir utiliser les modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...) et
les outils de travail collaboratifs (Teams notamment)
- Avoir l’aptitude de travailler en équipe et à encadrer une équipe
- Avoir l’aptitude de travailler en réseau avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir-être :
- Avoir un bon relationnel et une capacité à instaurer des relations de confiance avec les
interlocuteurs
- Être autonome, disponible, réactif
- Avoir le sens de l’écoute et de l’attention aux autres
- Être discret, avoir le sens de la confidentialité
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Une université d’excellence
Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).
Une université engagée
En lutte contre toutes les formes de discrimination, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.
Descriptif du service
Le Service commun de documentation élabore, met en œuvre et évalue le volet documentaire de la stratégie de l'Université. Il compte 12 BU dans 4 villes (Montpellier, Nîmes, Sète et Béziers) et une vingtaine de bibliothèques associées. Le réseau des BU évolue de manière dynamique dans un objectif d'aide à la réussite des étudiants, d'appui à la recherche et d'attractivité de l'établissement, avec la mise en œuvre de nouveaux services, un développement de la médiation et une valorisation des ressources documentaires dans des BU modernisées. Le SCD est organisé en 4 services thématiques (Collections ; Services aux publics ; Formation des usagers aux compétences informationnelles ; Science ouverte et accompagnement des chercheurs), 3 bureaux fonctionnels (Gestion administrative et financière, Evénementiel et communication, Equipements numériques) et 4 missions (Indicateurs et qualité, Action culturelle, Formation continue des personnels, Handicap).
Pour en savoir plus : https://bibliotheques.edu.umontpellier.fr
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux agents titulaires et contractuels
Catégorie : B
Niveau de rémunération contractuel : 1981.12 € euros brut mensuels
Date de vacance de l’emploi : 1er octobre 2024
Personne à contacter pour obtenir des renseignements sur le poste :
Mme Sandrine GROPPFonction : Directrice du service commun de documentation
Courriel : sandrine.gropp@umontpellier.fr
Les candidatures accompagnées :
- d’un curriculum vitae,
- d’une lettre de motivation,
- du dernier arrêté de promotion pour les personnels titulaires de la fonction publique,
- des deux derniers comptes rendus d’entretien professionnel doivent parvenir, au plus tard le 29 septembre 2024 à l'attention de Monsieur le Président de l’Université de Montpellier – 163 rue Auguste Broussonnet 34090 Montpellier par mail uniquement à l’adresse drh-emplois-um@umontpellier.frLes candidatures en ligne sur le site "Choisir le service public" ne seront pas acceptées.
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- Variations du rythme de travail dans l’année, avec des contraintes de délais à gérer de manière
réactive (calendrier budgétaire, remontée des réponses aux enquêtes).
- Le poste est localisé dans les bureaux de la direction du SCD, au centre-ville. Mais la responsabilité hiérarchique s’exerce sur des agents répartis dans plusieurs BU sur Montpellier). Mobilité régulière sur les différentes BU à Montpellier (réunions). -
Vacant à partir du 01/10/2024
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Chargée / Chargé de gestion financière
