RESPONSABLE DU BUREAU DES ENTREES H/F
Référence : 2024-1696824
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
EHPAD LA MATINIERE
EHPAD LA MATINIERE SAINT JEAN EN ROYANS - Localisation : 19 RUE DE L'INDUSTRIE 26190 SAINT JEAN EN ROYANS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Poste à pourvoir au 1er Novembre 2024
ACTIVITES PRINCIPALES :
1. Activités liées à l’Accueil :
- Veiller à la qualité de l’accueil des résidents, familles et visiteurs
- Assurer l’accueil téléphonique de l’Etablissement (Renseigner le public, orienter les appels téléphoniques selon leur nature vers le bon interlocuteur, réservation des repas…)
- Gestion courante de l’accueil : traiter et savoir organiser sa boîte mail, traiter le courrier, poster le courrier à l’agence postale située à proximité de l’établissement, commande fourniture bureau de tous les services…
- Assurer un affichage obligatoire en collaboration avec la/le Responsable Qualité de l’établissement : arrêtés de tarification, notes de service, prix des repas, notes d’information…
- Participer à la convivialité de l’établissement et être un véritable membre de l’équipe veillant au bien être des résidents
- Gestion administrative du séjour : Recueillir les informations administratives du résident et créer son dossier administratif (numérique et papier), gestion et suivi des dossiers APA (Allocation personnalisée d’Autonomie) et de l’Aide Sociale, demande APL, gestion de la sécurité sociale.
2. Activités liées à la Facturation :
- Recueillir, contrôler et saisir, dans le logiciel, les mouvements et informations des Résidents nécessaires à la facturation
- Editer et envoyer les factures mensuellement
- Gestion des entrées et sorties : créer nominativement l’écriteau des logements lors d’une entrée, annoncer les décès et présenter les condoléances, tenir à jour les logiciels correspondants
3. Activités liées à la Comptabilité :
- Etablir les Titres de recettes et les mandats dans le logiciel et assurer le suivi de la liquidation
- Traiter les factures dans le logiciel Chorus Pro
- Organiser le recouvrement des « restes à recouvrer »
4. Activités liées aux Admissions :
- Préparer la Commission d’Admission et tenir le secrétariat
- Participation à la Commission d’Admission avec un rôle participatif en terme administratif
- Organiser les visites des entrées pour la partie administrative en lien avec la/ le Cadre de Santé.
Profil recherché
COMPETENCES ET CONNAISSANCES SOUHAITEES :
Savoirs Être :
- Avoir le sens du service public, de l’intérêt général et de l’utilité sociale
- Faire preuve de professionnalisme et de rigueur
- Savoir travailler en autonomie tout en faisant du feedback à son N+1
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Être l’équilibre entre empathie et impartialité, notamment dans la gestion des décès
- Avoir une grande aptitude à l’écoute, faire preuve de patience et savoir respecter le secret médical
- Avoir une bonne élocution et une aisance relationnelle
- Être dynamique, polyvalente et avoir le sens du travail en équipe pluridisciplinaire
- S’inscrire dans une démarche continue de bientraitance et de questionnement éthique
- Savoir gérer son stress
Savoirs Faire :
- Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles, savoir prendre des notes.
- Maîtriser des techniques d’organisation et d’anticipation
- Être pleinement à l’aise avec l’outil informatique
- Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les résidents et les autres usagers
- Orienter les correspondants et filtrer les demandes
- Identifier, classer, synthétiser les informations
- Savoir appliquer la réglementation comptable et l’adapter à son environnement de travail
- Informer clairement sur la facturation, les aides possibles, la protection juridique, la mise sous tutelle.
Savoirs Théorique :
- Connaissances de base de la comptabilité publique
- Bureautique : Pack Office (Outlook, Excel, Word, Powerpoint).
- La maîtrise technique des progiciels suivants serait un plus : BL Résident, Netsoins, Chorus Pro, Viatrajectoire, BL gestion financière
- Liste des comptes du Plan Comptable des établissements et services sociaux et médico-sociaux publics (M22)
- Loi n°2002-2 du 2 Janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale
- Loi n° 2015-1776 du 28 Décembre 2015 relative à l’adaptation de la société au vieillissement
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La RESIDENCE LA MATINIERE, Etablissement autonome de la fonction publique hospitalière, a une capacité d’accueil de 88 résidents autour de 4 lieux de vie :
- L’EHPAD composé de 56 lits
- L’Unité Psycho-Gérontologique (UPG) ou Aile Alzheimer composée de 12 lits.
- L’Unité Hébergement Renforcé (UHR) composée de 14 lits.
- Un accueil de jour de 6 places
L’accompagnement de nos résidents est fondé autour de 3 valeurs essentielles : le respect, l’humanité, l’esprit de famille.
Descriptif du service
Ainsi et sous la supervision de l’Adjoint de Direction, vous intégrez l’EHPAD en tant que Responsable du Bureau des Entrées H/F. Vous êtes l’un des premiers interlocuteurs réguliers des usagers internes et externes.
En lien avec les valeurs de l’établissement, votre mission principale ne se conditionne pas seulement à un rôle d’agent de gestion administrative, elle est aussi connectée à la vie des résidents et de l’établissement. En effet, vous avez un rôle essentiel pour l’image de l’établissement, et vous portez la convivialité ainsi que l’attention qui doit se dégager de l’établissement vis-à-vis des usagers quels qu’ils soient. Votre posture bienveillante, patiente et à l’écoute doit permettre à ces derniers de se sentir accueillis, pris en charge et d’apaiser les craintes si nécessaire.
À propos de l'offre
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Horaires : 9h-12h / 13h-17h
100% -35h – Repos fixe : Samedi, Dimanche et jours fériés
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Vacant à partir du 17/09/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
