Responsable du bureau des examens et diplômes
Référence : 2024-1724782
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Nantes Université
Nantes Université - Localisation : Nantes
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSIONS
Le Pôle Humanités est composé de 5 UFR : Psychologie – Histoire, Histoire de l'Art et de l'Archéologie - Lettres et langages - Institut de Géographie - Faculté des Langues et Cultures Étrangères.
La scolarité mutualisée du Pôle Humanités est un service composé de 16 agents répartis dans trois bureaux distincts :
- bureau des candidatures, doctorants, DU
- bureau des inscriptions et suivi de la pédagogie
- bureau des examens et diplômes
Le service de scolarité mutualisée assure l'organisation des campagnes sélectives, des inscriptions administratives et pédagogiques, le suivi du cursus de l'étudiant, ainsi que les examens terminaux écrits et la diplomation des 8500 étudiants inscrits dans l'une des cinq composantes des cinq composantes du pôle Humanités.
La scolarité mutualisée assure également l'organisation des examens terminaux écrits et le suivi individualisé des étudiants en situation de handicap.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux résultats des étudiants (calendrier des examens, sujets, notes)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Mettre en œuvre des procédures de gestion
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Gérer le courrier, la messagerie
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
Profil recherché
• Versant : Fonction publique d’État
• Type de recrutement : Catégorie B, titulaire ou contractuel·le, CDD jusqu’au 31 août 2025 (article L.332-2,2 du CGFP)
• Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie B pour les titulaires et la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires, et suivant niveau d’expérience du candidat. Comprise : 1462,53 € nets/mensuels (1819,76 € bruts) [0 à 1 an d’expérience] et
1794,20 € nets/ mensuels (2232,43 € bruts) [+ 15 ans d’expérience]
• Formation et/ou qualification : Bac + 2
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans - expérience bienvenue de l’encadrement d’équipe
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Organisation de l'université et de l'enseignement supérieur
- Connaissance de la réglementation des examens et de la réglementation LMD
- Maîtrise du calendrier universitaire
- Techniques d'élaboration de documents
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtriser le logiciel Business Objects
- Techniques de communication
Savoir-faire opérationnels :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Planifier son activité
- Savoir rendre compte
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (secrétaire gestionnaire, relais RH...) et externes
- Capacité à encadrer, animer et coordonner une équipe
- Travailler en équipe
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
- Maîtriser les outils bureautiques
Savoir-être :
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Rigueur / fiabilité
- Réactivité
- Sens de la confidentialité
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
• Localisation : Campus Tertre à Nantes
Le service de la scolarité a en charge d’assurer l'organisation des campagnes sélectives, des inscriptions administratives et pédagogiques, le suivi du cursus de l'étudiant, ainsi que les examens terminaux écrits et la diplomation des étudiants des cinq composantes du pôle Humanités : Psychologie – Histoire, Histoire de l'Art et de l'Archéologie - Lettres et langages - IGARUN - Faculté des
Langues et Cultures Étrangères.
Il assure également l'organisation des examens terminaux écrits et le suivi individualisé des étudiants en situation de handicap. L'ensemble représentant environ 9 000 étudiants.
Relations fonctionnelles liées au poste :
- Intra Université : secrétaires pédagogiques, enseignants, étudiants, imprimeurs
1 - Fortes périodes d'activité
2 - Complexité de la pédagogie (5 composantes, gestion des examens pour 9000 étudiants)
3 - Nombre important d'épreuves terminales à organiser (environ 450 par semestre)
À propos de l'offre
-
- Date limite de réception des candidatures : 11 novembre 2024
- Date de la commission de recrutement : 18 novembre 2024 après-midi
- Date de prise de fonctions souhaitée : dès que possible
Contact : merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) exclusivement par mail à :
recrutement-polehumanites-118168@emploi.beetween.com
-
Article L332-2,2 du CGFP
-
Vacant à partir du 02/12/2024
-
Gestionnaire de scolarité
