Responsable du bureau du courrier

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Vos missions au sein du SGAMI EST, sous l'autorité directe de la Secrétaire Générale Adjointe :
- Encadrement d’un agent
- Répartition des tâches, suivi des plannings des navettes courrier (La Poste, inter-administrations, roulage), suivi de la mise à jour des fiches de procédures
- Centralisation des flux courrier internes à la zone
- Enregistrement des courrier entrants et suivi des courriers sortants
- Suivi des courriers réservés pour la Préfète déléguée à la défense et la sécurité
- Ventilation des courriers, instructions, télégrammes aux services de la préfecture de zone Est
- Participation au tri et à l'envoi du courrier des services implantés à l'espace Riberpray (SGAMI, EMIZ, CNAPS…)
- Tenue des comptes « affranchissement » des services, facturation en quote part
- Gestion des stocks (enveloppes, standards, lettre suivi et colissimo)
- Coordinateur des autorités de délivrance et de rattachement des cartes agent ministérielles

Votre environnement professionnel :

Le Secrétariat Général Adjoint participe à l'exercice des missions du SGAMI EST en relation avec les services de la zone de défense et de sécurité Est et des directions du SGAMI
Le secrétariat général pour l'administration du ministère de l'Intérieur (SGAMI) est une structure transversale composée de 5 directions :
Direction de l'Administration Générale et des Finances
Direction des Ressources Humaines
Direction de l'Équipement et de la Logistique
Direction de l'Immobilier
Direction des Systèmes d'Information et de Communication
Une Délégation Régionale est implantée à DIJON
Activités du service
Le pôle Secrétariat Général Adjoint assure :
- des missions de soutien administratif de suivi des affaires générales
- l’administration du logiciel CASPER
- le pilotage de la performance et maîtrise des riques
- le conseil en prévention
Composition et effectifs du service
Le pôle SGA est composé de 8 agents ainsi répartis :

- pôle chargé de missions : 1 agent
- pôle B2PMR : 2 agents, 1 apprenti
- pôle secrétariat : 1 agent
- pôle prévention : 1 agent
- pôle coordination courrier : 2 agents
Liaisons hiérarchiques
Secrétaire Générale Adjointe du SGAMI Est
Liaisons fonctionnelles
Ensemble des services de la préfecture de Zone de défense et de sécurité Est
Services de police et de gendarmerie de la Zone de défense Est
Préfectures
Administrations centrale