RESPONSABLE DU PÔLE SECRÉTARIAT / ASSISTANTE DU DGS (H/F) - VENISSIEUX
Référence : O069241125000859
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Vénissieux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la direction générale et encadré par le secrétaire général, le responsable du pôle secrétariat général et adjoint assure l'encadrement de l'équipe et apporte une aide au DGS en terme d'organisation, de gestion et de suivi de dossiers.
Assister le directeur général des services :
Organisation de l'agenda et des réunions et gestion des appels téléphoniques
Suivi des parapheurs et préparation des dossiers
Rédaction de notes et courriers
Suivi et transmission des arrêtés en lien avec la préfecture
Piloter le pôle administratif du secrétariat général :
Management de l'équipe des 3 assistantes (besoins de formation, entretien...)
Suivi financier du budget de secrétariat général et rédaction de bons de commande nécessaires à l'activité
Suivi des contrats d'assurance
Gérer et suivre les instances municipales :
Préparation et suivi des instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) : préparation des convocations des élus aux instances
Recueil, relecture et mise en forme des notes et projets de délibération
Rédaction et mise en forme du PV et du compte rendu de la séance du conseil municipal
Transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la préfecture
Être garant du bon fonctionnement de la gestion du courrier :
Supervision de la gestion et du suivi courrier entrant et sortant de la collectivité
Signalement des courriers importants et sensibles
Contrôle du respect de la procédure courrier dans le cadre d'une démarche qualité
Suivi et relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations en lien avec le secrétariat du Maire et du 1er adjoint
Profil recherché
Formation : BTS assistante de direction ou expérience dans un poste similaire souhaité
Compétences et qualités :
Maitrise des outils bureautique
Capacités rédactionnelles
Capacité de management
Capacité d'organisation
Qualités relationnelles
Rigueur, discrétion professionnelle
Disponibilité
Réactivité
Droits et obligations des fonctionnaires
Environnement territorial
Organisation d'une collectivité
À propos de l'offre
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Lieu de travail : Hôtel de ville
Cycles de travail : cycle sur 4.5 jours 35/37h/37h30
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
