Responsable du pôle "Accueil et Soutien"

Vos activités principales
Sur votre poste, vous serez plus spécialement chargé de :
1) Coordonner et organiser l’activité du pôle, encadrer l’équipe chargée de l’accueil du public multi-canal :
* accueil physique général (5 demi-journées par semaine) et téléphonique de la préfecture (standard),
* accueil physique et téléphonique des DDI : DDT et DDETSPP
* gestionnaire de ressources en charge de la répartition du courrier vers les services, traitement des courriers réservés sur le logiciel maarch en partenariat avec les agents d’accueil , suivi de la tournée inter-sites par les agents du pôle, suivi du mobilier, des fournitures de bureau et du parc auto,
* gestion des plannings mensuels et établissement des tableaux d’astreintes destinés au service rh pour mise en paiement,
* administrateur local du logiciel « rdv pref » (création des profils), accompagnement des administrateurs Préfecture
* recruter, encadrer, les volontaires recrutés en mission de service civique pour la gestion du point d’accueil numérique de la préfecture,
* organiser la communication et l’information des agents du pôle
* veiller à la tenue régulière des statistiques relatif à l’accueil et au courrier en Préfecture et DDI
2) Recrutement des agents du PAS :
Collaborer avec le service RH au recrutement des agents du PAS (RQTH, service civique, contractuels) (job dating, période de mise en situation professionnelle, sélection des candidatures, membre du jury des entretiens de recrutement, suivi des départs de contractuels, alerte du service RH quant à l’opportunité de reconduire un contrat ou signaler un besoin...)
2) Gérer la flotte automobile SGC en lien avec les agents d’accueil des DDI et le chef du garage chargé du parc automobile « préfecture » :
* collaborer avec le pôle achat et finance à la programmation des achats et ventes, veiller à la mise en ligne sur le site des Domaines des véhicules à vendre,
* programmation et gestion de l’entretien du parc en lien avec les agents d’accueil des DDI (relations garage : devis, rdv révision et contrôle technique, nettoyage de la flotte),
* suivi de l’accidentologie et des contraventions,
* administrateur du logiciel o’drive pour la création/retrait d’agents, ajout/retrait de véhicules, changement de profil agent.
*suivi statistique du parc à l’aide des tableaux de suivi et du logiciel o’drive
* Veiller à la bonne utilisation des boîtes à clés O’drive
3) Démarche Qual-e-ate
Les travaux de la labellisation de la préfecture dans le cadre de la démarche Qual-e-ate ont été pilotés par le pôle performance rattaché au SG. Le PAS est étroitement associé aux travaux par l’élaboration du corpus de fiches de procédures nécessaires pour la partie « accueil » du référentiel Qual-e-ate, et de son appropriation et application par les agents d’accueil et du courrier, la participation au comité de pilotage et aux GT associant les agents du pôle.
Au-delà de cette démarche, la qualité de l’accueil repose sur le fond documentair