Responsable du pôle administratif H/F - MA Douai
Référence : 2025-1856219
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE
Maison d'arrêt de Douai, 505 rue de Cuincy BP 707 - 59570 DOUAI Cedex - Localisation : Maison d'arrêt de Douai, 505 rue de Cuincy BP 707 - 59570 DOUAI Cedex
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Description du poste :
Le responsable du pôle administratif (secrétariat de direction – ressources humaines) doit organiser, planifier et répartir le travail au sein de son service dans le but de garantir la bonne exécution des missions confiées, dont la principale est la gestion administrative de la carrière des personnels de la maison d’arrêt de Douai.
Vos activités principales :
Management et gestion du service
- Renseigner les personnels sur leur droits et obligations
- Encadrer, animer l’équipe du pôle administratif
- Organiser, planifier et répartir le travail au sein du service
- Élaborer, rédiger et mettre à jour les documents administratifs RH
- Assurer le suivi de l’activité : concevoir et/ou assurer le suivi des statistiques et des tableaux de bords
- Analyser l’activité, les procédures, les statistiques, les résultats du service et rédiger les conclusions
- Faire les propositions d’évolution de service
- Conduire et piloter les projets transversaux
- Initier et développer des démarches innovantes
- Assurer une veille documentaire et diffuser l’information auprès des personnels (textes réglementaires et législatifs)
- Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant les conseiller
- Développer les compétences et la polyvalence des personnels du service
- Procéder à l’évaluation et à la notation des agents
- Assurer l’interface avec les différents services et la hiérarchie
- Entretenir le partenariat entre le service RH de la MA DOUAI, les autres établissements et la DISP
Participer à la gestion administrative du service :
- Assurer les différentes formalités de gestion administrative
Votre hiérarchie :
Chef d’établissement
Adjoint au chef d’établissement
Responsable des services administratifs et financiers
Vos interlocuteurs métiers :
Direction interrégionale des services pénitentiaires de Lille
Etablissements pénitentiaires
Direction interrégionale Grand-Nord du Secrétariat Général
Cour d’appel de Douai
Tribunal judiciaire de Douai et de Cambrai
Composition et effectifs de l’établissement :
L’effectif de la maison d’arrêt de Douai est composé de personnels de direction (3), de personnels de surveillance (151), de personnels techniques (8) et de personnels administratifs (21). Le pôle administratif est composé d’un secrétaire administratif (responsable) et de deux adjoints administratifs
Profil recherché
Connaissances :
Statut de la fonction publique d’État
Statut spécial des fonctionnaires de l'administration pénitentiaire
Code de déontologie du service public pénitentiaire
Fonctionnement et organisation d’un établissement pénitentiaire
Savoir-être :
Savoir s’adapter
Faire preuve de discrétion et de rigueur
Aptitude à l’écoute et au dialogue
Savoir-faire :
Organiser, prioriser et planifier son travail
Disposer d’une capacité d’analyse et de synthèse
Etablir des documents administratifs variés : rédiger des courriels, courriers, des notes, des rapports…
Constituer, contrôler et gérer les dossiers administratifs des personnels
Utiliser les outils informatiques
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Odile CARDON, Directrice d'établissement
- thierry.chatelain@justice.fr michael.kostyk@justice.fr
Qui sommes-nous ?
HISTORIQUE :
Construite en 1907, la maison d'arrêt de Douai a conservé sa structure architecturale d'origine en forme d' étoile, elle s' étend sur une superficie de près de 7 hectares.
CAPACITE D'ACCUEIL :
L'établissement compte 368 places réparties comme tel :
- Un quartier de détention hommes majeurs réparti sur 3 bâtiments dont un est consacré au régime Respect (116 places)
- Un quartier de semi-liberté (12 places)
- Un quartier d’accueil des arrivants (labellisé par l'organisme DEKRA).
Labellisation (organisme de certification : DEKRA SAS) :
- Prise en charge et accompagnement de la personne détenue durant la phase d’accueil
- Prise en charge et accompagnement de la personne détenue au quartier isolement
- Prise en charge et accompagnement de la personne détenue au quartier disciplinaire
- Accompagnement de la personne détenue sortante
L’activité du service :
Gestion administrative - Secrétariat de direction :
- Apporter une assistance administrative à la direction (chef d’établissement et personnels de direction), gestion de l’agenda (prise de RDV, tenue de l'agenda), réservation de salles, organisation matérielle des réunions, assurer la prise de notes lors des réunions de la direction, réaliser la reprographie de documents à la demande de la direction, effectuer l’enregistrement et la diffusion de notes de service et/ou d’informations, procéder à l’affichage d’informations,
- Gestion documentaire de la labellisation
Descriptif du service
(Suite activité du service)
- Gestion des autorisations d’accès (demande de B2, enregistrement GSE),
- Gestion des permis de visites
Gestion administrative - Ressources humaines
- Gestion de la carrière des agents
- S’engager sur la démarche de dématérialisation des processus et des documents RH sur le portail SIRH (Harmonie – DIADem agent)
- Gestion, enregistrement et suivi des arrêts de travail, organiser les contre-visites, numérisation des arrêts de travail ...
- Gestion, enregistrement et suivi des déclarations d’accident de service
- Gestion, enregistrement et suivi des demandes liées à la protection statutaire
- Participation administrative à la campagne annuelle des entretiens professionnels des agents
- Assurer le suivi de la médecine de prévention en collaboration avec l’assistant de prévention
- Gestion des demandes relatives aux prestations interministérielles d’action sociale
- Gestion des demandes de prise en charge financière de frais de santé
- Communiquer les différentes informations RH à destination des personnels
- Renseigner et communiquer les tableaux de bord RH de l’établissement à la DISP
- Gestion de la carte agent
- Assurer une veille juridique RH
À propos de l'offre
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Le CV et la lettre de motivation est obligatoire dans le cadre d'un détachement.
Groupe IFSE 2
Organisation du travail :
Du lundi au vendredi – Horaires variablesRestauration :
nonAccessibilité en transport / Parking :
oui -
Le titulaire de ce poste est soumis à l'ordonnance n°58-696 du 6 août 1958 modifiée relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire et au décret n°66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2025
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Responsable des ressources humaines
