Responsable du Pôle de gestion administrative et d'exécution budgétaire F/H (réf. GAEP)
Référence : 2025-1913302
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université– Services Universitaires
- Localisation : 4, place Jussieu 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Responsable du Pôle de gestion administrative et d’exécution budgétaire pour les Instituts et les Initiatives de l’Alliance Sorbonne Université
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e en gestion financière et comptable
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A pourvoir à compter du 1er octobre 2025.
Mission :
- Il/elle encadre l’équipe de gestionnaires administratifs et financiers
- Il/elle rend compte de l’activité de l’équipe de gestionnaires administratifs et financiers au Responsable de la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université
- Il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d’accompagner les instituts et initiatives
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec les Secrétaires générales des Instituts et les chefs de projets des Initiatives
- Il/elle est à l’interface entre la direction des instituts et initiatives de l’ASU, les chercheurs, les étudiant-es, les services d’appui de l’ASU et les prestataires extérieurs
Activités principales :
- Encadrer l’équipe de gestionnaires des Instituts et Initiatives ainsi que du projet Sphinx en associant également les gestionnaires de SCAI
- Formaliser les procédures de travail de l’équipe
- Assurer un reporting régulier sur le travail de l’équipe au Responsable de la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
- Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
- Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…
- Gérer les commandes de ventes
Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l’information en interne et en externe
- Assurer l’interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents
Encadrement : OUI
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
- Utilisation des techniques de classement et d’archivage
- Connaissance souhaitable de l’organisation et du fonctionnement universitaire
Savoir-faire requis :
- Capacité à concevoir et formaliser des procédures de travail
- Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
- Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Savoir-faire :
- Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP
- Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)
Savoir-faire transversaux :
- Manager une équipe
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l’organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Présentation de la cellule de soutien aux structures de l’ASU
La Cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université est constituée de deux Pôles, le Pôle de suivi des Projets d’Investissement d’Avenir et le Pôle d’appui aux structures de l’Alliance Sorbonne Université.
Le Pôle gestion administrative et d’exécution budgétaire comporte actuellement 3 gestionnaires. Il a pour mission d’accompagner les Instituts et les Initiatives. Les gestionnaires de SCAI sont également associées aux réunions afin d’harmoniser les pratiques.
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie- 4 place Jussieu – 75005 PARIS.
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A pourvoir à compter du 1er octobre 2025.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence GAEP à l'adresse mail : recrutement@sorbonne-universite.fr
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Responsable budgétaire
