Responsable du pôle secrétariat à la Cour nationale du droit d'asile - chambre territoriale de MARSEILLE

-       Gérer le temps de travail des secrétaires affectés dans la chambre : validation des congés, gestion des horaires de travail et du télétravail ;
-       Organiser les tâches du secrétariat : gérer le planning de la chambre et répartir les tâches entre les secrétaires du service (audiences, courrier etc…) notamment en gérant le remplacement des agents absents ; 
-       Accompagner la prise de poste des secrétaires nouvellement affectés dans la chambre et participer à leur formation ;
-       Participer à l’évaluation des secrétaires d’audience en veillant au respect des objectifs annuels des secrétaires et en assistant le/la chef(fe) de chambre dans la préparation des entretiens professionnels des secrétaires ;
-       Rendre compte au/à la  chef(fe) de chambre, détecter les difficultés, faire preuve d’initiative pour le fonctionnement du secrétariat de la chambre.

2/Assurer le traitement des dossiers affectés dans la chambre :

-       Vérification des dossiers lors de la réception des pré-rôles d’audience pour préparer l’enrôlement ;
-       Exécution des actes nécessaires à la mise en état des dossiers afin qu’ils puissent être inscrits au rôle d’une audience (saisies d’informations sur les logiciels informatiques ; transmission des dossiers à d’autres services de la Cour…).

3/ Assurer la gestion des audiences :

-       Préparer l’audience : convocation des parties à l’audience ; communication des mémoires et des pièces aux parties, ainsi que de toute mesure d’instruction jugée utile par le rapporteur et le magistrat en charge du dossier ; communication des dossiers aux membres de la formation de jugement… ;
-       Organiser la tenue de l’audience publique et notamment :
o  Veiller à la fluidité de l’audience en assurant le pointage des interprètes à leur arrivée, en coordonnant la présence des avocats, des interprètes et des requérants, et en assistant les formations de jugement dans la prise en main des outils informatiques à leur disposition ;
o Appeler les affaires inscrites au rôle de l’audience ;
o Remplir le rôle de l’audience et les fiches « interprétariat » ;
-       Effectuer le suivi de l’audience : enregistrement du sens du délibéré ; traitement des décisions de renvois ; notification des décisions ; archivage.

Vous travaillez en liaison  avec les rapporteurs de la chambre, et est le référent du secrétariat auprès des autres services de la Cour : services du greffe, des ordonnances, de l’interprétariat, de l’accueil des parties et des avocats, et le bureau d’aide juridictionnelle.