Responsable du pôle secrétariat du cabinet H/F
Référence : 2024-1622137
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ecole Nationale de la Magistrature
École nationale de la magistrature - Localisation : 10 rue des frères Bonie 33000 Bordeaux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
- Direction du pôle secrétariat du cabinet (gestion des tâches confiées, des congés, formations, évaluations) ;
- Gestion d’agendas complexes et mouvants, en veillant à une organisation optimale ;
- Réception, rédaction et transmission de courriers et courriels, avec une attention particulière à la qualité rédactionnelle ;
- Constitution, classement et archivage des dossiers, avec une gestion rigoureuse des documents ;
- Traitement et suivi des dossiers confiés par la directrice, le chef de cabinet ou son adjoint(e) ;
- Gestion des dossiers des magistrats en détachement à l'ENM (lien avec la DSJ et les cours d'appels d'arrivée et de départ, mise à jour des dossiers et gestion des évaluations) ;
- Liaisons avec les organismes internes et externes pour garantir une communication fluide notamment avec les assistantes des directeurs adjoints sur les deux sites ;
- Priorisation des urgences et gestion efficace des imprévus ;
- Organisation et coordination de réunions, y compris la préparation des dossiers nécessaires et la rédaction de comptes rendus ;
- Prendre en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ;
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Assurer le traitement des dossiers ponctuels et le suivi des affaires réservées.
- Etablir les ordres de mission des personnalités « VIP » et autres actes administratifs
Pour postuler, voir les coordonnées indiquées dans "informations complémentaires".
Profil recherché
Connaissances
Culture administrative et bonne connaissance de l’organisation du ministère de la Justice
Organisation, méthode et processus
Techniques d’accueil
Techniques de rédaction
Gestion de l’information
Bureautique et outils collaboratifs
Savoir-faire
Accueillir
Archiver
Instruire un dossier
Maîtriser les délais, anticiper les échéances
Rédiger divers documents
Planifier et organiser une activité
Renseigner
Retranscrire une information, une donnée
S’exprimer à l’oral
Savoir-être
Grande discrétion professionnelle, confidentialité et réserve
Ecoute, sens du service et de la diplomatie
Organisation, rigueur et réactivité
Capacités d’adaptation et aptitudes à travailler en équipe
Sens de l’autonomie
Compétences attendues
Une expérience réussie dans le secteur judiciaire serait valorisée
Une expérience au sein d'un secrétariat ou cabinet de haut niveau serait valorisée
Offres de formation associées à votre prise de poste
Qui sommes-nous ?
L’École nationale de la magistrature, établissement public administratif doté d’un budget autonome, est en charge de la formation initiale et continue des magistrats de l’ordre judiciaire et de l’organisation du recrutement de ses élèves. L’École se répartit sur trois sites distincts à compter de 2024 : deux situés à Bordeaux, siège de l’École, du cabinet, de la direction en charge des recrutements, de la formation initiale et de la recherche, et du secrétariat général, l’autre localisé à Paris où se trouve la direction en charge de la formation continue, de l’international et des formations professionnelles spécialisées.
Descriptif du service
Le/la responsable du pôle secrétariat du cabinet travaille en étroite collaboration avec la directrice de l’ENM et le chef de cabinet en assurant le bon fonctionnement quotidien de son secrétariat particulier. La personne retenue devra démonter une grande capacité d’organisation, de discrétion et de réactivité.
La/Le responsable du pôle secrétariat du cabinet est placé sous l’autorité de la directrice de l’Ecole nationale de la magistrature et sous la supervision du chef de cabinet et de son adjoint à qui elle/il apporte son concours dans leurs activités et missions.
Composition et effectifs du service
Le cabinet est localisé à Bordeaux, siège de l’Ecole. Il est composé d’un chef de cabinet, d’un chef de cabinet adjoint, d’une assistante du chef de cabinet et du futur/future responsable du secrétariat du cabinet.
À propos de l'offre
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Poste de catégorie B soumis au RIFSEEP - IFSE ENM : groupe 1
CV et lettre de motivation à adresser à :
Monsieur Guillaume PUYGRENIER, chef du cabinet de la directrice de l’ENM
Guillaume.puygrenier@justice.fr
Cabinet.enm@justice.frAvec copie obligatoire au service des ressources humaines : mobilite-externe.enm@justice.fr
Attention, les candidatures transmises sur la PEP ne sont pas traitées.
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Organisation de travail : Télétravail possible selon les règles en vigueur à l’ENM
Restauration : Restaurant administratif dans les locaux
Accessibilité en transport / Parking : Tram A ou B Hôtel de Ville – Bus TBM
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Secrétaire
