Responsable du secrétariat
Référence : 2023-1422673
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Personnels Contractuels
Préfecture de Police de Paris Direction des finances, de la commande publique et de la performance (DFCPP) 3-3 bis Villa Thoréton, Paris 75015 - Localisation : 75015 paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 2 ans
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) à partir de 26000 K€ € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Au sein d’une équipe de 1 assistante et un apprenti :
- Accueil et filtrage des communications téléphoniques,
- Accueil des visiteurs,
- Tâches partagées de bureau d’ordre (ouverture et répartition du courrier, classement, archivage, envoi des documents),
- Gestion des agendas, en particulier du directeur
- Rédaction de lettres administratives,
- Constitution et reprographie de dossiers pour le Préfet de police, le Préfet Secrétaire Général pour l’Administration, le directeur et la directrice-adjointe, dans des délais parfois contraints,
- Aide à la gestion de proximité au plan des ressources humaines : suivi des absences (CASPER, EGEON, SIRH et DIALOGUE), transmission et diffusion des informations et des documents spécifiques RH, classement dans les dossiers des agents, correspondant formation de la direction,
- Transmission mensuelle à la Ville de Paris et suivi de tous les projets de délibération de la préfecture de police soumis au Conseil de Paris ; production et diffusion du calendrier des séances du Conseil,
- Secrétariat de la Commission Consultative de Gestion pour la Brigade des sapeurs-pompiers de Paris (CCGB – deux par an) : contact avec les élus, logistique, respect du planning,
- Prise en charge des questions logistiques (réservation de salles, organisation de réunions),
- Commandes et distribution des fournitures de la direction,
- Suivi des frais de réception de la direction.
Profil recherché
Bac minimum / Une formation en secrétariat serait un plus
Maîtrise des outils informatiques et de communication courants
Discrétion, rigueur et réactivité
Capacité d’anticipation, de gestion des priorités et des urgences
Connaissance des procédures administratives courantes
Localisation
Qui sommes-nous ?
La Préfecture de Police, placée sous tutelle du ministère de l’Intérieur, se compose de 27 000 policiers, 8 500 sapeurs-pompiers de Paris, mais également de plus de 7 500 personnels administratifs, tous métiers confondus. Elle est chargée d’assurer en Île-de-France des missions de sécurité intérieure, d’ordre public, de sécurité civile, sanitaire et alimentaire. Elle assure également des missions de police administrative.
Descriptif du service
La DFCPP pilote les budgets dont la PP a la responsabilité : le budget de l’État et le budget spécial. Elle prépare et négocie les budgets, répartit les crédits de fonctionnement et d’investissement, contrôle leurs exécutions par les services qu’elle soutient dans l’élaboration et la passation des marchés publics, pilote et coordonne le contrôle de gestion et la maîtrise des risques.
La DFCPP participe à la préparation des Jeux Olympiques et Paralympiques Paris 2024, en programmant et en exécutant les dépenses d’investissement et de fonctionnement nécessaires aux services de la préfecture de police.
À propos de l'offre
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-Travail en brigade sur une plage horaire (8h30-19h).
-Durée du contrat : 3 ans
-9 semaines de congés par an
-Télétravail possible
-Restaurant administratif sur place, vacances et loisirs via la Fondation Louis LEPINE -
Vacant à partir du 02/01/2024
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Assistante / Assistant de gestion financière
