Responsable du secrétariat de Direction Générale (h/f) - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA MANCHE
Référence : O050241004001039
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Saint-Lô
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité hiérarchique du directeur général des services (DGS), vous l'assistez ainsi que le directeur général adjoint " affaires générales et numérique " (DGA AGN) en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de traitement et de suivi de dossiers. Vous garantissez le bon fonctionnement administratif du secrétariat de la direction générale des services en assurant la coordination fonctionnelle des deux assistants de DGA ainsi qu'en animant le réseau des assistants de direction.
Soutien auprès du directeur général des services et du directeur général adjoint " affaires générales et numérique " dans la conduite de leurs missions :
- Assiste le DGS et le DGA AGN : prise de rendez-vous, organisation de l'agenda, transmission des messages, gestion du courrier et suivi des retours, accueil téléphonique, gestion des congés et des frais de déplacement...
- Renseigne les tableaux de suivi des activités (tableau des dates importantes...) ;
Traitement des dossiers physiques et électroniques
- Rédige/met en forme tous types de courriers, notes, rapports et autres écrits professionnels à la demande du DGS et du DGA AGN ;
- Prépare les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe ;
- Planifie les comités de direction : prépare les ordres du jour, rédige les comptes rendus
Gestion des flux et des circuits de traitement des dossiers physiques et électroniques
- Réceptionne, enregistre, traite ou réoriente les informations entrantes en appréciant le caractère d'urgence ;
- Assure un suivi quotidien des courriers entrants, qu'ils soient soumis à l'attention du DGS - DGA AGN ou pour traitement, via l'outil de gestion du courrier de la collectivité (Maarch) ; contribue à la fiabilité des informations saisies et suit le circuit de gestion qui en découle ; contribue à l'amélioration permanente du processus ;
- Suit la gestion des parapheurs, en provenance des services, tant pour les documents soumis au visa du DGS - DGA AGN ou à leur signature que pour ceux destinés au Président ; contribue à l'amélioration permanente du processus ;
- Assure le suivi dans l'instruction des rapports dans AIRDELIB en garantissant le respect des délais ;
Supervision et coordination fonctionnelle
- Contribue avec l'équipe des assistants de DGA (2 personnes) à l'entraide dans la gestion des dossiers afin d'assurer la continuité de service
- Définit avec les assistants de DGA les procédures internes permettant d'assurer l'activité de l'équipe (traitement, enregistrement courrier, suivi des instances, traçabilité dans le traitement des réponses...) et veille à leur mise en uvre
- Anime, coordonne le réseau des assistants de direction
Profil recherché
Capacité à animer de façon transversale le domaine d'activités d'un secrétariat de direction générale
- Aptitude à coordonner différentes tâches, différents acteurs dans le but d'arriver aux résultats escomptés
- Très bonne connaissance de l'organisation interne et des interlocuteurs externes à une collectivité
- Maîtrise de l'ensemble des outils informatiques, logiciels mis en place pour les assistants administratifs
- Savoir faire preuve de :
. très bonnes qualités relationnelles,
. disponibilité
. capacité d'organisation, d'initiative et d'autonomie
. aptitude au travail en équipe
. discrétion
. polyvalence
- Travail à temps plein
- Pour tout renseignement : le directeur des ressources humaines
À propos de l'offre
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Personne à contacter pour les renseignements administratifs :
Valérie Hoarau, référente recrutement, 02 33 05 95 42
Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le président du conseil départemental de la Manche
Direction des ressources humaines
Conseil départemental de la Manche
50050 Saint-Lô cedex -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Responsable de coordination administrative
