Responsable du secrétariat de direction H/F
Référence : 2024-1463947
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS
- Localisation : 70 rue Sébastien Erard 94000 Créteil
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Groupe IFSE = 2
Ø Communication
- Réaliser (organigrammes, annuaires, plaquettes de présentation, fiches de procédures, …) et gérer des outils et supports de communication, écrits, visuels, audiovisuels ; ou des éléments d’exposition (en concertation éventuelle avec des partenaires techniques) ;
- Conseiller en communication auprès de l’encadrement ;
- Développer et entretenir des réseaux de relations externes.
Ø Gestion du secrétariat de direction du siège
- Traitement du courrier en départ et arrivée ;
- Gestion de l’agenda du DFSPIP et de son adjoint ;
- Rédaction des compte rendu de réunions de direction, en lien avec la responsable des RH ;
- Mise en forme et valorisation des supports écrits de la direction (dont le rapport d’activité) ;
- Soutien logistique pour l’instruction des dossiers ou la gestion du service et organisation sur le réseau informatique des dossiers relevant du secrétariat de direction ;
- Secrétariat des instances paritaires ;
- Etablissement des ordres de missions.
Ø Statistiques
- Recenser, avec l’équipe de direction, les données statistiques essentielles au service ainsi que les indicateurs pouvant apporter une bonne lisibilité des activités en interne et également à l’extérieur ;
- Harmoniser et centraliser les statistiques des différentes antennes ;
- Créer des tableaux de bord clairs et exploitables.
Ø Documentation
- Maintenir et enrichir un fond documentaire ;
- Dématérialiser les ressources documentaires.
Ø Gestion des Ressources Humaines (en troisième position après les 2 gestionnaires RH)
- Suivi des formations ;
- Suivi médical des agents (médecine de prévention) ;
- Appui ponctuel auprès du service RH selon le volume d’activité.
Profil recherché
- Connaissance de la règlementation et de l’environnement professionnel ;
- Maîtrise d’applications « métier » (Windows, Word avec la gestion du publipostage, Excel avec l’exploitation de tableaux croisés dynamiques, Outlook, Open Office, Publisher) ;
- Disposer de techniques documentaires et de communication ;
- Savoir s’organiser en faisant preuve de rigueur, pour respecter les délais ;
- Gestion documentaire : enregistrer, classer et archiver les documents ;
- Etre en capacité de rédiger ;
- Travailler en équipe et en réseau ;
- Évaluer les attentes et besoins du service en matière de communication.
- Capacité à assurer l’interface entre les différents intervenants et à rendre compte.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. Il exerce notamment des tâches administratives dans le domaine financier ou comptable.
Positionné au siège du SPIP, le secrétaire administratif est placé sous l'autorité hiérarchique du directeur du SPIP et sous l'autorité directe d'un attaché d'administration d'Etat. Il contribue au fonctionnement de l'activité du service. En étant au siège, il participe au contrôle de gestion et assure le suivi budgétaire du service.
Le service pénitentiaire d’insertion et de probation du Val de Marne est composé d’une équipe d’encadrement (constituée de DPIP), de personnels socio-éducatifs (CPIP et ASS) et administratifs (AA et SA), ainsi que de surveillants pénitentiaires.
L’agent sera en contact avec l’ensemble des personnels du SPIP du Val de Marne situés au siège (milieu ouvert) ainsi que dans les antennes : à Fresnes (milieu fermé) et au CPA de Villejuif.
Il sera en liaison direct avec l’équipe de direction ainsi qu’avec la DISP de Paris.
À propos de l'offre
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Organisation du travail : 7h16 exigibles pour la journée
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Vacant à partir du 01/02/2024
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Chargée / Chargé de communication
