RESPONSABLE DU SERVICE COURRIER (F/H) - Mairie de MONTAUBAN
Référence : O082250611000630
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Montauban
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé sous l'autorité du directeur de pôle moyens généraux, en qualité de Responsable du service Courrier, vous organisez et pilotez la gestion du courrier mutualisé de la Ville de Montauban et du Grand Montauban Communauté d'Agglomération. A ce titre, vous encadrez et coordonnez les missions des 3 agents du service.
MISSIONS :
Pilotage du service courrier :
* Décliner les orientations stratégiques en objectifs opérationnels ;
* Superviser et coordonner les missions des agents ;
* Concevoir et mettre en place des procédures ;
* Élaborer le planning de travail du service ;
* Garantir la qualité des données et organiser les transmissions des informations ;
* Anticiper et organiser l'évolution des missions du service ;
* Réaliser les entretiens professionnels des agents ;
* Assurer une veille juridique et commerciale ;
* Élaborer et piloter la gestion budgétaire et comptable du service ;
* Mettre en place les procédures du service et veiller à leur application.
Pilotage et suivi du projet de dématérialisation du courrier :
* Coordonner et suivre le projet de dématérialisation du courrier ;
* Coordonner les différents intervenants ;
* Évaluer et présenter les impacts majeurs sur l'organisation ;
* Analyser et suivre les nouvelles demandes de paramétrage ;
* Suivre les évolutions du logiciel ;
* Assurer le paramétrage fonctionnel du logiciel.
Assurer la gestion administrative et financière du service :
* Assurer le suivi des dépenses du service ;
* Préparer et suivre le budget du service ;
* Gestion de la régie du service.
Assurer la gestion du courrier :
* Traitement des mails ;
* Trier et scanner les courriers sur le logiciel ;
* Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
* Recherche de courriers multiples et variés à la demande des Services, administrés et Cabinet ;
* Suivi retours de chemises vu par le DGS et CABINET ;
* Diffuser dans les différents services ;
* Réception des colis ;
* Viser les factures sur le logiciel Cyril ;
* Projet dématérialisation du courrier sortant et optimisation parapheur et à terme ;
* Dématérialisation des parapheurs.
Profil recherché
COMPÉTENCES :
Savoir :
* Maîtrise des techniques de management individuel, d'équipe et de projet ;
* Très bonnes connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales ;
* Maîtriser les caractéristiques techniques de l'outillage nécessaire à la gestion du courrier ;
* Respecter les procédures postales ;
* Connaitre l'organigramme de la collectivité.
Savoir-faire :
* Encadrer, animer et coordonner une équipe ;
* Affranchir et numériser le courrier ;
* Préparer des navettes et des tournées de livraison ;
* Optimiser les déplacements ;
* Aisance rédactionnelle ;
* Rigueur dans le suivi des procédures.
Savoir-être :
* Rigueur, méthode, discrétion, ponctualité et assiduité ;
* Esprit d'analyse ;
* Adaptabilité, réactivité et polyvalence sur les missions de l'unité technique ;
* Qualité relationnelle : capacité à travailler en équipe et de manière transversale.
Qui sommes-nous ?
Idéalement située à équidistance Atlantique/Méditerranée/Pyrénées, Montauban est une ville d'art et d'histoire, de 62 000 habitants, au cur d'une agglomération de 11 communes ; à proximité de la Métropole toulousaine, et parfaitement desservie par le réseau autoroutier, et des cadencements SNCF optimaux.
Lauréate TEPCV (Territoire à Energie Positive pour la Croissance Verte) et labellisée Cap Cit'ergie en 2018, la collectivité est certifiée ISO 50001 depuis juillet 2020 pour sa démarche de maîtrise de l'énergie.
À propos de l'offre
-
Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) via le lien uniquement à :
Madame le Maire de MONTAUBAN -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
-
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
-
Vacant à partir du 01/08/2025
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
