RESPONSABLE DU SERVICE D'ACCUEIL, ETAT CIVIL ET AGENCE POSTALE COMMUNALE (H/F) - CDD - LE FENOUILLER

Rattaché(e) à la Directrice Générale des Services, vous êtes responsable du service des formalités administratives, de l'Etat-Civil, du funéraire ainsi que de l'Agence Postale Communale,

Vous organisez et encadrez les agents du service d'accueil qui a vocation à être renforcé.

Vous êtes garant (e) de la qualité de l'accueil, de l'information du public et du bon fonctionnement du service dans ses relations fonctionnelles :
Accueil et suivi des demandes des administrés,
Relations avec les autres administrations : Préfecture, Tribunal, autres mairies, INSEE...,
Relations avec les entreprises de Pompes Funèbres,
Relations avec les élus et la direction.

Il/elle s'inscrit dans une démarche de transversalité avec les autres services communaux.

CDD de 6 mois - Renouvelable

Mairie - service d'accueil/Etat-Civil -
Ce service est ouvert du lundi au vendredi.

* Encadrement de deux agents débutants
* Etablir un plan de formation pour les agents du service et les accompagner sur les activités du service : accueil - état civil - élections - gestion du cimetière
* Mise en place de procédures pour tous les actes du quotidien du service,
* Veille juridique étroite afin de mettre en oeuvre les dispositions législatives et réglementaires
* Veiller à la régularité des actes établis par le service, garantir leur sécurisation juridique et assurer le contrôle des réponses apportées aux demandes administratives et/ou dossiers en matière d'Etat Civil, reconnaissance, mariage, PACS, décès...,
* Auditions des mariages
* Elaborer les courriers et actes administratifs liés au domaine d'activité du service,
* Gestion des listes électorales, organisation des scrutins, et tirage au sort des jurés d'Assises
* Piloter le prochain recensement général de la population. Le dernier a eu lieu en 2022.
* Gestion du cimetière communal et pilotage de sa mise à jour informatique
* Définir les besoins en termes de ressources financières allouées au service
* Être force de propositions
* Elaborer et suivre le planning organisationnel : mensuel, congés, formation
* Assurer l'évaluation annuelle
* Accueil physique et téléphonique en cas d'absence d'un agent,

Agence Postale Communale
L'APC, intégrée aux locaux de la mairie, est ouverte en matinée du lundi au samedi.
* L''APC est ouverte tous les matins du lundi au samedi. Sa tenue est assurée par les agents dont vous avez la charge de l'encadrement
* Relation et participation aux réunions occasionnelles avec La Poste