Responsable du service de scolarité de la formation initiale et continue F/H
Référence : 2025-2003216
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Campus Centre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'UFR Sciences est une composante multi-sites. Les services scolarités organisent les activités liées au cursus des étudiants et gèrent le cursus des étudiants de leur candidature à l’inscription jusqu’à la délivrance de leur diplôme.
Mission
Le responsable de la scolarité du site Saint-Charles a en charge :
l'animation et l'encadrement des trois bureaux composant son service
l'ensemble des opérations de gestion administrative et pédagogique liée à la scolarité des étudiants pour tous les niveaux de diplômes de la licence au master qu’ils soient dispensés en présentiel ou à distance.
le suivi des applications de gestion des étudiants des enseignements (APOGEE, ADE, E-CANDIDAT, AMUSTAGE, ERIS, ) ou de conventions à caractère pédagogique.
la communication interne et externe : accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants en assurant le lien
la préparation et le suivi l’exécution du budget de l’EADS en étroite relation avec la Direction de site Saint-Charles.
Le poste consiste à animer, organiser et accompagner une équipe de 23 agents, incluant l’encadrement direct de 3 chefs de bureau et la supervision des gestionnaires de scolarité dans l’ensemble des opérations liées à la scolarité. Il implique également de représenter la scolarité lors des Commissions Pédagogiques et de participer à l’organisation des actions collectives en lien avec la pédagogie. Parmi les responsabilités, on trouve le suivi comptable des inscriptions administratives, l’élaboration et la structuration des calendriers d’examens, ainsi que la garantie du bon déroulement des épreuves et des délibérations des jurys de Masters et de l’enseignement à distance.
Le responsable doit former et assister les utilisateurs du système Apogée, diffuser les procédures relatives à la scolarité en s’assurant de leur application, et répondre aux enquêtes. Il participe à des groupes de travail et réunions liés à la scolarité, tout en contribuant aux actions de communication de l’UFR, notamment par la gestion du site web du service. Enfin, il joue un rôle clé dans la structuration des calendriers d'examens et veille au bon déroulement des différentes étapes du processus.
Profil recherché
Compétences, Connaissances et Savoirs:
Connaissance du système éducatif français, de l'enseignement supérieur et des enseignements dans le cadre du LMD, de la structure et du fonctionnement de l'Université et de ses composantes,de l'offre de formation de l'établissement et plus particulièrement celle de l'UFR Sciences, de la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement... et de la réglementation en vigueur en matière de scolarité.
Savoir-faire:
Maitriser les logiciels métiers : Apogée, ADE, AMUSTAGE, PRERI, et autres supports de recrutement en ligne (e-candidat, Parcours sup, mon master)
Connaissance des logiciels de bureautique courants : Word, Excel
Notions de gestion publique (suivi de ligne budgétaire spécifique)
Savoir-être:
Le rôle consiste à piloter les actions du service en cohérence avec le projet d’établissement et celui de la composante. Il requiert des compétences en management, notamment la capacité à diriger une équipe, à gérer des personnalités difficiles et à résoudre des situations conflictuelles. Il est également essentiel de savoir organiser et planifier ses activités de manière efficace. Ce poste demande autonomie, adaptabilité et capacité à prendre des initiatives pour répondre aux exigences du service.
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Localisation
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 06/01/2025
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Responsable de service de scolarité
