Responsable du service flux documentaire
Référence : 2025-1982794
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier Universitaire de Saint Etienne
CHU de SAINT-ETIENNE 25, Boulevard Pasteur 42055 Saint-Etienne Cedex 2 - Localisation : Hôpital Nord, SAINT ETIENNE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le Responsable du service flux documentaire travaille avec les autres responsables de service de la direction de l’hôtellerie et de la logistique.
Il pilote et coordonne l’ensemble des activités liées :
✓ A la gestion, la conservation et la valorisation des archives physiques de
l’établissement, avec l’appui de deux responsables d’équipe, encadrants
de proximité.
✓ A la gestion du courrier entrant et sortant
Son périmètre est susceptible d’évoluer.
Missions principales
📁 Gestion des archives :
✓ Élaborer et mettre en œuvre la politique d’archivage (dossiers médicaux
et administratifs)
✓ Superviser le tri, le classement, la conservation et la destruction réglementaire des documents
✓ Assurer la conformité aux obligations légales et réglementaires
✓ Gérer les relations avec les prestataires internes, externes (déménagement, manutention, transport) et les Archives départementales
✓ -Identifier les fonds d'archives à collecter, à détruire et à verser aux
services d'archives publics des archives historiques 📫 Gestion du courrier :
✓ Organiser la réception, l’enregistrement, la ventilation et la distribution
du courrier entrant
✓ Superviser la préparation, l’affranchissement et l’expédition du courrier
sortant
✓ Mettre en place des procédures de traçabilité et de confidentialité
✓ Optimiser les circuits de traitement du courrier (dématérialisation, outils
de suivi, etc.) 🧩 Management et coordination :
✓ Encadrer deux services avec l’appui de deux adjoints (agents de courrier, archivistes, gestionnaires documentaires)
✓ Définir les objectifs, organiser les activités et assurer le suivi
✓ Former et sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques documentaires 🛠️ Outils et projets :
✓ Participer à la mise en place ou à l’évolution des outils de gestion électronique des documents (GED)
✓ Contribuer aux projets de transformation numérique et de dématérialisation
✓ Assurer une veille technologique et réglementaire
Profil recherché
✓ DEMARCHE D’AMELIORATION CONTINUE
✓ RIGUEUR, SENS DE L’ORGANISATION ET DE LA CONFIDENTIALITE
✓ CONNAISSANCE APPROFONDIE DES NORMES ARCHIVISTIQUES ET DES
PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER.
✓ MAITRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES, DE GED ET DE
NUMERISATION.
✓ CONNAISSANCE DES REGLEMENTATIONS (RGPD, CODE DU PATRIMOINE, ETC.).
✓ CAPACITE A STRUCTURER UN SERVICE ET A OPTIMISER LES PROCESSUS.
✓ REDACTION DE PROCEDURES ET DE GUIDES UTILISATEURS.
✓ GESTION DE PROJET ET CONDUITE DU CHANGEMENT REACTIVITE ET CAPACITE D’ADAPTATION
✓ BAC +3 A BAC +5 EN ARCHIVISTIQUE, GESTION DE L’INFORMATION, DOCUMENTATION OU LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE
✓ EXPERIENCE DANS UN POSTE SIMILAIRE OU EN GESTION DOCUMENTAIRE
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le CHU de Saint-Etienne est un pôle de référence hospitalo-universitaire dans de nombreuses disciplinaires en région Auvergne-Rhône-Alpes. C’est également l’établissement support du GHT Loire qui compte 15 établissements publics de santé. Centre de référence dans de nombreuses disciplines, le CHU de Saint-Etienne assure une fonction de recours et favorise par son partenariat avec l’université et les grandes écoles stéphanoises, l’innovation et le progrès dans les prises en charge des patients. Il assure également une mission de soins de proximité au bénéfice de l’agglomération stéphanoise en liaison avec divers acteurs et dans une logique de réseau de soins. L’établissement compte 3 sites hospitaliers, 68 services de soins, 16 pôles d’activité médicale, près de 8 350 professionnels et des centaines de corps de métiers (soignants, techniques, logistiques, administratifs, médicotechniques…). Le CHU dispose de 1 920 lits et places et prend en charge plus de 170 000 patients en hospitalisation et séance et plus de 500 000 en consultation.
Descriptif du service
Le service flux documentaire a pour mission de coordonner les services d’archivage des dossiers médicaux et du vaguemestre. Il est composé de 35 agents répartis entre les sites du CHU.
La gestion des archives administratives opérée par chaque direction fonctionnelle sera à intégrer à l’organisation du service, à partir de 2026.
À propos de l'offre
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Liaisons hiérarchiques
✓ Directeur de l’Hôtellerie et de la Logistique
✓ Responsable de département Logistique
Liaisons fonctionnelles
✓ Les Responsables de Département de la Direction
✓ Le Responsable Qualité Hygiène Sécurité Environnement de la Direction
✓ Les Responsables de service de la Direction
✓ L’ensemble des agents de la Direction
✓ Les Responsables des services administratifs, logistiques et techniques
✓ Les Responsables médicaux et paramédicaux
✓ POSTE TEMPS PLEIN
✓ AGENT TITULAIRE OU CONTRACTUEL
✓ POSTE DE CATEGORIE B (Technicien Supérieur Hospitalier)
✓ PILOTAGE DE SERVICE
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Gestionnaire de ressources documentaires
