RESPONSABLE ETAT-CIVIL - ELECTIONS - ACCUEIL - MAIRIE DE SAINT-POL-SUR-TERNOISE
Référence : O062250603000659
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Pol-sur-Ternoise
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Saint-Pol-Sur-Ternoise est une commune de plus de 5 000 habitants qui est traversée par la Ternoise, et profite d'un environnement champêtre préservé.
Capitale du Ternois, Saint-Pol bénéficie de son rayonnement et de sa stature de bourg centre.
Forte de son histoire et de ses traditions, la commune se tourne avec dynamisme vers l'avenir, avec des projets structurants, et la volonté de proposer à ses administrés des services de qualité, adaptés à leurs besoins.
Missions principales :
Encadrement et coordination de l'ensemble des activités du service Etat-Civil - Elections - Accueil
Accompagnement du service dans une démarche de qualité (satisfaction des usagers, qualité du traitement des demandes...
Assurer une veille réglementaire et juridique dans les domaines de compétences
Activités principales :
Gestion d'équipe :
- Pilotage et organisation du service et de l'accueil
- Supervision et encadrement des agents état-civil/accueil
Etat-Civil :
- Accueil et conseil des administrés dans leurs démarches
- Garant de la tenue administrative des registres d'Etat-Civil
- Organisation, rédaction, enregistrement, instruction et suivi des dossiers relatifs à l'Etat-Civil
- Instruction des demandes de cartes d'identité et passeports
- Assurer la sécurisation administrative et juridique des actes.
Élections :
- Gestion de la liste électorale
- Organisation des scrutins électoraux (implantation des bureaux de vote et des panneaux d'affichage, redécoupage, organisation des commissions de contrôle, préparation des scrutins et présence les jours de scrutins)
- Affichage des résultats et la communication aux électeurs.
Accueil physique et téléphonique :
- Garant de la qualité de l'accueil public
- Développement des dispositifs de conseil et d'information sur les prestations délivrées
- Assurer la permanence état-civil le samedi matin
Gestion funéraire :
- Suivi des concessions funéraires : gérer les demandes et renouvellements de concessions en conformité avec la législation
- Coordination des démarches administratives liées aux obsèques, gérer le cimetière et les espaces funéraires
Missions occasionnelles :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Recensement militaire
- Recensement de la population (tous les 5 ans) : assurer les fonctions de coordinateur communal dans le cadre des campagnes de recensement général de la population.
Profil recherché
Savoir :
- Connaissances spécifiques relatives au domaine du droit civil (savoir utiliser, analyser et interpréter les différentes réglementations)
- Maitrise des techniques d'accueil
- Connaissance de la législation relative aux IGREC (instruction générale relative à l'état civil)
- Connaissance du cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
- Procédure relative au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extrémis ...)
- Tenue des registres
- Maitrise des outils informatiques (traitement de texte) et des logiciels métiers
Savoir-faire / savoir être :
- Savoir écouter et interpréter une demande
- Sens du service public et de la qualité du service rendu
- Sens du relationnel, de l'organisation et de la rigueur
- Avoir le sens des responsabilités
- Aptitude pour le travail en équipe
- Être polyvalent
- Disponibilité et réactivité
- Gérer le stress lié à la surcharge de travail en périodes de pointe
- A l'écoute des usagers et du personnel
- Discrétion
- Faire preuve de diplomatie
- Sens du réseau professionnel
Relations fonctionnelles (interne/externe) :
* Principaux interlocuteurs internes :
- DGS
- Maire et conseil municipal
- Autres services de la collectivité (urbanisme, police municipale, services techniques ...)
* Principaux interlocuteurs externes :
- Usagers
- Services funéraires, juridiques et sociaux
- Préfecture, procureur et parquet civil
- INSEE, établissements d'accueil pour personnes âgées, hôpitaux, autres mairies
À propos de l'offre
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CV + lettre de motivation uniquement par courrier à
Madame le Maire
Direction des Ressources Humaines
Place de l'Hôtel de Ville
BP 40109
62166 SAINT POL SUR TERNOISE Cédex
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif , Rédacteur
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Responsable du service population
