Responsable financier(e) IRJS

• Préparation et suivi du budget prévisionnel des événements

•  Mise au point et suivi de tableaux comptables (dépenses, recettes, programmes spéciaux, BQR, reporting budgétaire etc)

• Supervision des engagements financiers du pole évènementiel et communication (2 agents)

• Participation à la réalisation de divers rapports et comptes-rendus (type HCERES)

• Reportings budgétaires périodiques

• Animation des points comptables d’équipe mensuels

• Missions liées à la gestion logistique des activités événementielles

• Organisation de la logistique relative aux activités événementielles de l’IRJS en lien avec les responsables scientifiques et le pôle évènement et communication : organisation et réservation du transport et hébergement des invités, recherche et réservation de salles, commandes diverses (dont les objets promotionnels), relations avec les différents prestataires de service, (notamment les équipes audio/video) etc

• Préparation dans SIFAC de l’immatriculation des chercheurs, ordres de mission et états liquidatifs associés ;

• Responsabilité du paramétrage et du suivi des inscriptions dans SciencesConf

• En appui pour l’organisation de la logistique relative aux activités événementielles de l’IRJS : réservations, commandes de locations de salles, de transports, d’hébergements, de restauration, démarchage, contacts et suivi des fournisseurs etc

Missions liées à l’’intendance

• Anticipation et passation des commandes liées au fonctionnement du service

• Veille sur le matériel du service (photocopieurs...) et saisie d’intervenants si nécessaire

Missions liées à l’administration

• Création, saisie, reproduction et diffusion de documents divers

• Suivi des contrats de fournitures du service

• Confection de listes ; usage des outils de l’Université : Kanboard, agenda etc

• Classement et archivage des documents liés au domaine de responsabilité

• Rédaction de comptes-rendus de réunion