Responsable Pilotage Missions H/F
Référence : 2024-1753972
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : Orsay
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le/La responsable pilotage Missions assurera la coordination de l'ensemble de l’activité mission de l’établissement.
En interne, il/elle pilote des prestataires/fournisseurs/partenaires de type AMUE, CEGID ou FCM. Il/elle est l’expert·e, premier·ère référent·e de l’université pour tout ce qui a trait à la gestion des déplacements professionnels. Il/elle coordonne l’ensemble des relais aux utilisateurs·trices de l’université dans la réalisation de leurs demandes de prestations de voyage et la prise en compte de leurs besoins spécifiques dans le respect de la réglementation. Il est également le garant du respect de la réglementation liée aux déplacements des agents·es dans le paramétrage de l’outil ; il/elle met en place, à jour et promeut la politique et les procédures d’établissement qui en découlent. Il/elle agit en aide à la décision directe auprès de la gouvernance en produisant l’ensemble des données quantitatives et qualitatives objectivées (annuelles et pluriannuelles) en lien avec la direction de l’aide au pilotage de l’université. Pour ce faire il/elle portera les activités suivantes :
Activités principales de l’agent·e :
- Pilotage de la solution ESR MISSION (NOTILUS), assistance aux utilisateurs et maintenance fonctionnelle, ce qui comprend :
- Conseil et assistance fonctionnelle de premier niveau sur Notilus auprès des gestionnaires financiers et des valideurs de l’établissement
- Formation en continu des responsables budgétaires, des gestionnaires financiers et communication régulière auprès des autres utilisateurs de la solution
- Paramétrage et adaptation en continu de l’outil NOTILUS avec mise à jour de l’ensemble des aspects de la politique voyage
- Mobilisation des acteurs·trices internes pour une juste définitions de besoins d’adaptation pour le déploiement des évolutions
- Pilotage des prestataires
- Articulation avec la Direction informatique sur les adaptations techniques nécessaires.
- Pilotage du réseau métier pour la mise en application des règles de voyage et des opérations budgétaires :
- Assistance aux structures pour toute demande particulière,
- Contrôle de la fluidité des processus tout au long de la chaîne de commande des voyages jusqu’à la prise en charge pour paiement par l’agence comptable
- Prise en charge de la gestion des litiges, dans l’exécution du marché et en lien avec la direction des achats, qui n’ont pu être résolus directement par les gestionnaires
- Réalisation des opérations de suivi d’exécution financière : traitement des relevés d’opérations (ROP) via Notilus et SIFAC
Harmonisation des pratiques et procédures sur toutes les structures de l’établissement - Suivi, en liens avec l’agence comptable, des délais de règlement des notes de frais afin de les améliorer
- Veille juridique en matière de voyage et de déplacements professionnels et diffusion de notes sous la responsabilité du directeur financier
- Pilotage de la performance de la politique voyage de l’établissement :
Conception d’indicateurs
Profil recherché
Savoirs
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
- Connaissances budgétaires générales
- Finances publiques
- Connaissances juridiques générales
- Connaissance de la règlementation en matière de marché publics et de déplacements professionnels des agents publics
- Technique de communication
Savoir-faire
- Piloter un projet
- Produire des tableaux de bord d’indicateurs de performance pour l’aide à la décision de la gouvernance
- Utiliser les outils informatiques spécifiques à l’activité (La connaissance de Notilus et SIFAC serait un plus)
- Définir et mettre en œuvre des procédures et des règles
- Animer des réseaux métiers transversaux et représenter l’établissement dans le cadre de réseaux nationaux
- Être force de proposition.
- Savoir travailler en autonomie (en mode projet), en équipe et en réseau
- Savoir rendre compte de son activité et de ses difficultés à sa hiérarchie, notamment en termes de respect des délais.
- Savoir mettre en pratique ses connaissances avec pragmatisme et discernement
Savoir-être
- Capacité d’adaptation
- Polyvalence
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité
- Sens relationnel/discrétion
- Sens de l’organisation
- Autonomie
Qui sommes-nous ?
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Descriptif du service
Les missions de la Direction :
La Direction des affaires financières est composée de 32 agents·es. Elle est subdivisée en quatre services (service budget, service financier mutualisé, pôle des investissements d’avenir et pôle SIFAC) un pôle soutenabilité financière et économique et un responsable du pilotage Missions.
Les missions principales de la Direction consistent en :
- L’aide au pilotage pluriannuel de l’Université Paris-Saclay en lien avec la Gouvernance et la Direction générale des services ;
- La préparation des différentes étapes budgétaires et le suivi de son exécution ;
- L’optimisation des financements de l’Université à travers les différents appels à projet auxquels l’Université candidate ;
- L’appui aux composantes et aux directions du périmètre employeur dans la bonne exécution de leurs budgets ;
- La budgétisation et la gestion des crédits IDEX ;
- L’animation et l’appui technique du réseau des responsables financiers à l’échelle de l’Université ;
- Le déploiement des outils propres à améliorer la performance financière de l’établissement ;
- Le conseil et la formation financière des agents·es de l’Université.
Sous la responsabilité directe du Directeur des affaires financières, le /la responsable du pilotage Missions assurera un management transversal avec les acteurs/actrices nombreux·ses qui contribuent aux remboursements des missions des agents·es de tous types de l’établissement (personnels, extérieurs, usagers …).
À propos de l'offre
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Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
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Vacant à partir du 18/11/2024
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Responsable de coordination administrative
