Responsable planning Campus Condorcet - site La Chapelle - UP1 Panthéon Sorbonne-
Référence : 2024-1718257
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris I - Panthéon- Sorbonne
- Localisation : 12 place du Panthéon Paris 5ème puis Porte de La Chapelle Paris 18ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales
- Etablissement et gestion des plannings d’enseignement du centre La Chapelle
- Etablissement et gestion des plannings d’examens du centre La Chapelle
- Gestion des réservations pour toutes les activités organisées dans les locaux d’enseignement de la Chapelle (événementiel scientifique, réunions, associations étudiantes, soutenances…).
- Planification annuelle des enseignements des trois salles pré-affectées à l’Université Paris 1 sur le site d’Aubervilliers en collaboration avec les services de l’EPCC Condorcet.
- Accueil physique et téléphonique des usagers internes (enseignants, services centraux, composantes, Présidence, D.G.S…) et externes (associations étudiantes, prestataires extérieurs, autres universités).
- Elaboration/ mise à jour des descriptifs logistiques des locaux d’enseignement
- Recensement des besoins d’équipements des locaux en fonction des retours des enseignants, des étudiants et des directions centrales (audiovisuel, outils numériques pédagogiques, choix mobiliers).
- Relais dans la transmission de l’information et la coordination entre les différents acteurs de l’Université (composantes, présidence, services intérieurs de la Direction de la logistique, sécurité incendie, sûreté, instances rectorales sur le site Sorbonne, direction de la communication) dans la mise en place de manifestations diverses (colloques, conférences, locations, tournages).
- Contrôle et mise à jour des données du logiciel de gestion des emplois du temps Hyperplanning (vérification du planning étudiant en ligne).
- Participation en tant que de besoin à l’activité du pôle planning central de l’Université à la fois au sein de la DL mais également au sein du planning du centre Pierre Mendès France (élaboration des emplois du temps des enseignements, des examens, placement de l’événementiel et des ponctuels (séminaires, colloques, thèses, HDR, réunions thématiques…)
- L’agent doit également être force de propositions et de conseils auprès du responsable de pôle et auprès du Directeur de la Logistique en son absence
Profil recherché
CONNAISSANCES
- Connaissance du service public de l’enseignement supérieur et du fonctionnement d’un EPSCP.
- Maitrise des règlements de contrôle des connaissances (maquettes d’enseignements), et des règles afférentes à l’organisation des examens (délais de convocation…).
- Connaissance des aspects essentiels de la gestion de scolarité en vue notamment d’assurer la mise à jour et le suivi de l’emploi étudiant en ligne (inscription pédagogique en ligne IPWEB, inscriptions aux éléments pédagogiques ELP…).
COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES
- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances fixées par le calendrier universitaire
- savoir travailler dans l’urgence
- Savoir rendre compte au quotidien de son activité et identifier les problèmes
- Savoir Communiquer à l’égard des différents publics du service
- Appliquer et faire appliquer les procédures et règles en vigueur
- Maîtriser la rédaction administrative
- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, intranet, Thunderbird)
- Maîtriser le logiciel de planning et gestion des salles Hyperplanning (formation possible)
PROFIL RECHERCHÉ
Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse.
Sens de l’anticipation, diplomatie, réactivité, rigueur.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Structurée autour de trois grands domaines disciplinaires, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne se démarque quant à la qualité des formations qu’elle dispense à près de 42 000 étudiants. La pluralité de ses sciences et le niveau de son enseignement lui permettent de se singulariser en tant que première université française de sciences humaines et sociales. L’établissement se répartit en 10 Unités de Formation et de Recherche (U.F.R.) et 4 instituts. Il offre ainsi un éventail complet de formations de haut niveau dans le domaine des Sciences juridiques et Politique, des Sciences économiques et de Gestion et des Arts et Sciences humaines.
Plus de 1400 enseignants / enseignants-chercheurs et plus de 1200 agents administratifs, techniques ou de bibliothèque travaillent à l’université.
Cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap
Descriptif du service
Le futur centre La Chapelle doit accueillir à la rentrée universitaire de septembre 2025 près de 3500 étudiants principalement de licence 1 et de licence 2 en sciences humaines. Il accueillera également des étudiants de Master 1 et de Master 2.
Ce bâtiment de 20 000 m2 comprendra 4 amphithéâtres, près de 50 salles de TD et réunions, un restaurant universitaire, un jardin, une bibliothèque de 800 places de travail, des locaux associatifs, des salles de répétition pour la musique et le théâtre et des espaces d’exposition.
Afin d’assurer l’élaboration et la gestion des plannings d’occupation de ce nouveau centre, l’Université Paris 1 recherche un responsable de planning. La prise de poste est souhaitée dès le 6 janvier 2025. Le responsable travaillera pendant un an au centre Panthéon au sein des locaux du pôle planning de la Direction de la Logistique avant de prendre son poste au 1er septembre 2025 dans les nouveaux locaux du centre La Chapelle. Au cours de cette année préparatoire le responsable du planning La Chapelle se formera au fonctionnement de la gestion de planning, participera aux différents groupes de travail opérationnels relatifs à l’ouverture du campus La Chapelle ; de même il sera amené à travailler sur la gestion quotidienne des plannings des 6 autres centres gérés par le pôle planning et préparer les sessions d’examens de janvier et de mai 2025.
À propos de l'offre
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Localisation du poste :
- Du 6 janvier 2025 au 31 août 2025 : Centre Panthéon - 12 place du Panthéon Paris 5ème
- À compter du 1er septembre 2025 : Centre La Chapelle - Porte de La Chapelle Paris 18ème
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CONDITION PARTICULIÈRE D’EXERCICE
- Contribuer à assurer une permanence tout au long de l’année (rotation dans les congés avec les autres agents du service).
- Faire preuve d’une disponibilité pour faire face aux pics d’activité du service inhérente au calendrier universitaire (phases d’élaboration des plannings d’examens, des plannings de cours).
RELATIONS FONCTIONNELLES ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le pôle planning de la Direction de la logistique se compose de 5 agents ; 1 responsable de service de catégorie A, un responsable du planning La Chapelle de catégorie B et 3 gestionnaires planning (catégorie C).
Le responsable du planning La Chapelle devra travailler notamment en étroite collaboration avec le service de la coordination des sciences humaines en charge de la gestion de scolarité des L1 et L2 en sciences humaines avec le service du planning du centre Pierre Mendès France, les composantes et centres de recherche présents sur le site La Chapelle (IDUP etc..). Il sera également amené à collaborer avec les services de l’EPCC du Campus Condorcet (site Aubervilliers) et la mairie de Paris.
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Susceptible d'être vacant à partir du 06/01/2025
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Gestionnaire logistique
