RH00046027- Chargé d'accueil
Référence : 2025-2090392
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DGCOPOP Guyane
La Direction Générale de la Cohésion et des Populations (DGCOPOP) - Localisation : Cayenne – Montabo
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
L’ assistant(e) – chargé(e) d’accueil de la DGCOPOP (site Montabo) assure la l’accueil physique et téléphonique des usagers afin d’apporter une assistance de niveau 2 sur l’ensemble des domaines d’intervention précités.
Il.elle assure une première impression positive de la direction générale.
Il.elle joue un rôle clé dans la gestion administrative de l’accueil.
Il(elle) est placé(e) sous la responsabilité de la direction de la DGCOPOP
Activités et Responsabilités :
1. Accueil physique :
- Recevoir et orienter les visiteurs (clients, partenaires, prestataires, etc.).
-Fournir les informations nécessaires sur les services,.
- Assurer la sécurité des locaux en contrôlant l’accès des visiteurs (badgeage, gestion des listes de visiteurs, etc.).
- Gérer l’attente des visiteurs de manière professionnelle et accueillante.
2. Accueil téléphonique :
-Répondre aux appels entrants de manière courtoise et professionnelle.
-Diriger les appels vers les bons interlocuteurs ou services.
-Prendre des messages et les transmettre à la personne concernée en cas d’absence.
3. Gestion administrative :
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant via les dispositifs informatiiques mis à disposition
- Gérer l'agenda des rendez-vous de la direction et des salles de réunion .
- Rédiger et envoyer des courriers, notes ou documents à la demande de la direction.
- Assurer la saisie sur CHORUS des demandes d’achats et des services faits du BOP 155
- Assurer le remplacement de l’assistante de direction
- Assurer les saisies des actes sur le recueil des actes administratifs de la préfecture
4. Gestion des emails :
- Réceptionner et répondre aux emails entrants ou les rediriger vers les bons services.
5. Gestion des équipements d'accueil :
-S'assurer de la bonne tenue de l'espace d’accueil (propreté, signalétique, matériel disponible).
- Gérer le stock de documents mis à disposition par l’administration
6. Collaboration interne :
- Travailler en étroite collaboration avec les autres services pour assurer un accueil fluide des usagers.
- Communiquer avec les équipes pour coordonner les arrivées d’usagers importants ou la préparation de salles de réunion.
Autres activités :
En cas de nécessité ou pour une opération exceptionnelle, apporter son soutien aux actions conduites par la direction, extérieures à son champ d’intervention principal
Partenaires institutionnels : Préfecture, autres services de la DGCOPOP.
RIFSEEP Groupe 2
NBI : 15 points
Profil recherché
Compétences requises sur le poste :
Compétences relationnelles :
- accueil chaleureux, sens du service, écoute active
- capacité à gérer des situations stressantes ou des usagers difficiles ;
- communication orale claire et agréable
Compétences professionnelles :
- Connaissances souhaitées de l’environnement politique et administratif, des métiers de la DGCOPOP notamment dans les domaines d’intervention du travail, de l’emploi, de la formation professionnelle, de la cohésion sociale de la culture, de la jeunesse et sports
- Qualités rédactionnelles : niveau 3
Compétences organisationnelles
- capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Rigueur et sens de l’organisation : niveau 3 Maîtrisé
- Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les partenaires : niveau 3 Maîtrisé
Compétences informatiques
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (word, outlook, excel, powerpoint) : niveau 2
- Gestion de la messagerie électronique et des outils de téléphonie
Langues
La maitrise d’une langue étrangère peut être un atout
Savoir Faire
Travail en équipe
Capacité de synthèse
Capacité d’analyse
Expression orale et écrite
Savoir Être
Sens de la diplomatie et pédagogie Souplesse et adaptabilité
Intérêt pour les dispositifs portés par la DGCOPOP
Savoir travailler en équipe
Discrétion et loyauté
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- sylvie.bernot@guyane.gouv.fr
- nadia.edouard@guyane.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Missions de la direction générale cohésion et populations (DGCOPOP) :
La Direction Générale de la Cohésion et des Populations (DGCOPOP) est issue du regroupement de la DIECCTE, de la DAC et de la DJSCS.
Composée de plus de 130 agents, elle intervient sur les champs de compétence de ces directions.
L’accueil de la DGCOPOP est l’opérateur unique au service de la réception et des primo renseignements et de l’orientation du public sur les thématiques qui relévent de quatre directions métiers des ministéres sociaux, des finances, de la culture, du sport et de l’éducation nationale :
- la direction des entreprises, du travail, de l’emploi, de la concurrence et de la consommation (DETCC);
- la direction des politiques sociales, de la prévention et de l’inclusion (DPSPI);
- la direction de la culture, la direction de la jeunesse et des sports (DCJS) ,
- la direction des droits des femmes
- l’antenne DGCOPOP à Saint-Laurent du Maroni
Cela représente des missions très variées réparties répartis sur 5 sites dont la section détachée de Kourou.
Elle a pour ambition d’accompagner les parcours de vie des populations et des entreprises, et de répondre à leurs besoins.
À propos de l'offre
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Alinea 2 de l'article L332-2 du code général de la fonction publique
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
