Sec Gen : Assistant(e) de direction (SHFDS) H/F

Informations importantes à l’attention des candidats :
Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.
En tant qu'assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service, en assurant les activités de secrétariat sous le pilotage de la cheffe de mission :
- vous assurerez soutenez l’action managériale en assistant la direction dans la gestion des agendas et la planification des rendez-vous stratégiques ;
- vous identifiez les priorités et gérez efficacement les demandes urgentes, en assurant une réactivité optimale ;
- vous coordonnez les activités du secrétariat (administratives, budgétaires, RH), en accompagnant l'assistante en poste ;
- vous répondez à l'ensemble des tâches administratives du secrétariat, en garantissant une fluidité et une efficacité dans le traitement et le suivi des dossiers, des courriers classiques et classifiés, des notes, des emails et des appels ;
- vous assurez le suivi comptable des frais liés aux déplacements et aux astreintes du service ;
- vous organisez les réunions et événements internes et externes, en veillant à l’intendance et au suivi logistique ;
- vous mettez en place des outils de suivi des dossiers et des tableaux de bord pour faciliter la gestion administrative, en garantissant une mise à jour régulière ;
- vous vous assurez du respect des procédures et de l’archivage numérique des documents, en utilisant les outils numériques à disposition (EPARAF, BercyDoc, Dossiel) ;
- vous traitez les publications de textes règlementaires via l'outil SOLON, et effectuez une veille de l'actualité gouvernementale relevant du périmètre des ministères économiques et financiers (publications au Journal Officiel et nominations) ;
Votre rôle au sein du secrétariat sera essentiel pour garantir l'efficacité de ce dernier, notamment au travers d'une bonne communication.