SEC-GEN : Chargé(e) / Secrétaire administratif - assistant du chef d'antenne H/F
Référence : MEF_2025-23709
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Secrétariat général (SG)
Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique - Localisation : Bouches du Rhône (13), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Les missions d’assistance générale au chef d’antenne, sans être limitatives, concernent :
La logistique pour le bon fonctionnement de l’antenne :
- Traitement des frais de mission
- Mise à jour des documents types
- Procédure d’accueil des nouveaux arrivants
- Organisation des convocations médicales, et évaluations professionnelles (CREP)
- Gestion de la réservation de la salle de réunion
- Gestion des fournitures, du matériel informatique
- Organisation réunion antenne
- Interface avec le service informatique SNUM (GRID, photocopieur/imprimante)
- Gestion de la carte achat niveau 1 (UGAP)
- Archivage des opérations
- Interface avec la BIL pour toute intervention technique dans les locaux de l’antenne
- Gestion des véhicules de l’antenne (révision, dommages accidents, vérification carnet de bord)
Le suivi des processus en place au sein du bureau (maitrise d'ouvrage mandatée(MOM), assistance maitrise d'ouvrage (AMO) et expertises (EXP))
- Gestion des expertises (création documents support, contrôle/relecture des expertises puis envoi du rapport après visa chef d’antenne)
- Mise à jour des tableaux relatifs à l’activité de l’antenne MOM/AMO/EXP
- Classement des documents EXP en pdf dans OP_MARSEILLE_BAT
- Envoi de l’enquête satisfaction à la cellule Galiléo-Gestion des insatisfactions
- Création de la fiche PROJET
- Suivi des mises à jour des fiches d’opérations par les chefs de projet
- Création des opérations MOM/AMO dans le RIU selon la nomenclature
- Alimentation des tableaux de pilotage des opérations (Siège 1 et Antenne 2)
- Envoi de l’enquête satisfaction à la cellule Galiléo après phase études et phase Travaux ensuite classement et info à l’expert désigné
- Gestion des insatisfactions
- Archivage papier en fin d’opération
- Gestion du RIU
- Assurer les fonctions de relai qualité
-Vérification de la bonne pratique des procédures qualité (MOM-AMO-EXP) au sein de l’antenne
- Participation aux réunions des relais qualité
- Animation en antenne de la démarche qualité (fiches d’amélioration des outils de la procédure, échanges après réunions qualité, aide à la décision des chefs de projets pour une juste application des procédures)
- Organisation des audits
- Mise à jour des procédures locales (1 fois/an) en lien avec le chef d’antenne
- Organisation/suivi et mise en application des normes ISO 9001 et 50001 en lien avec le siège
Profil recherché
Profil polyvalent, avec des capacités d'organisation et d'adaptabilité, aisance relationnelle, capable de travailler en équipe et en réseau dans le cadre d'un soutien administratif et logistique de proximité.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »
Le service de l’immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) est chargé de l'immobilier et du fonctionnement des services (logistique, mobilités, archivage, documentation, intendance...).
Sur l'immobilier, la sous-direction de l'immobilier est chargée de concevoir la politique immobilière sur le périmètre des ministères économiques et financiers, en liaison avec les directions et services. Il apporte l’expertise nécessaire à une gestion efficiente du patrimoine immobilier des directions et services, et peut assurer pour eux la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations. Il assure pour l'administration centrale les fonctions de pilotage et de support, recouvrant notamment l’entretien, l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des équipements ainsi que la gestion des services liés aux bâtiments
La sous-direction de l'immobilier dont son bureau immobilier et maîtrise d'ouvrage (BIMO) est particulièrement engagée dans les défis actuels de la politique immobilière de l'État dont la transition écologique du parc immobilier ministériel et l'adaptation des bâtiment et espaces de travail et du cadre de vie des agents aux nouveaux usages et besoins. Il est composé de six antennes immobilières réparties sur le territoire métropolitain et du siège basé à Paris.
Descriptif du service
Le Bureau Immobilier Maitrise d'Ouvrage (BIMO) d'un effectif de 83 personnes est composé d’un pôle coordination et pilotage de projets (PCPP) et d'un pôle méthode, qualité et synthèse (PMQS) situé au siège à Paris et de six antennes : Lyon (Antenne Alpes Centre-Est), Marseille (Antenne Méditerranée Grand-Sud), Nantes (Atlantique Grand-Ouest), Noisy-le-Grand (Antenne Nord-Ouest IdF), Strasbourg (Antenne Nord-Est) et Toulouse (Grand Sud-Ouest).
Le bureau est certifié ISO 9001 depuis 2001 et ISO 50001 management de l'énergie depuis 2025
L'antenne immobilière Méditerranée Grand Sud du BIMO basée à Marseille intervient sur tout le territoire de la région Provence Alpes Cote d'Azur (PACA), Corse et couvre une grande partie de la région Occitanie qu'elle partage avec l'antenne immobilière Grand Sud Ouest du BIMO (Toulouse).
Elle intervient notamment sur le périmètre de l'ex région Languedoc-Roussillon à l'exception des départements 11 et 66. Son effectif est de 9 personnes : 1 chef d'antenne, 3 chefs de projets dont le titulaire du poste , 4 ingénieurs spécialisés et 1 assistant.
L'antenne effectue des expertises immobilières d'ordre technique, économique, juridique ou architectural et conduit des opérations en tant que maître d'ouvrage mandaté ou comme assistant à maître d'ouvrage.
Il peut arriver que des opérations immobilières soient suivies par l'antenne en dehors de son territoire d'intervention.
À propos de l'offre
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Organisation du travail souple avec télétravail possible pouvant aller jusqu'à 2 j. / semaine.
Permis B exigé.
Déplacements ponctuels à envisager notamment à Bercy -
Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/07/2025
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Secrétaire
