SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F
Référence : MEF_2025-23602
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Secrétariat général (SG)
Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique - Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Rattaché.e hiérarchiquement au chef de bureau et son adjointe, en support aux 6 chefs d'antenne et 2 responsables de pôle, vous assurez l’optimisation de la gestion de leurs activités.
Les missions d’assistance générale, sans être limitatives, concernent :
- la coordination, préparation et mise en forme des présentations et documents ;
- la contribution à la circulation d'informations entre les différents acteurs : antennes, collègues, pairs au sein du bureau, des autres bureaux et de la sous-direction ;
- l'organisation et la coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement du bureau ;
- En lien avec le chef du bureau, son adjointe et le chef du pôle MSQ, la contribution à l'activité de reporting du bureau en consolidant et mettant en forme des tableaux de bord de suivi d'activité / statistiques ;
- le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, réunions de bureau élargies,etc.) ;
- la rédaction de supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.) ;
- la gestion de fournitures à l'échelle du bureau et la supervision des commandes;
- l'envoi des questionnaires satisfaction des clients dans le cadre des certifications ISO 9 001 et ISO 50 001 des activités du bureau en lien avec la responsable qualité ;
- le pilotage et la supervision de l'intranet du bureau - BIMOBOX ;
- la préparation et l'organisation de différentes réunions ;
- l'organisation du planning et des différents déplacements professionnels ;
- la gestion administrative du courrier sur le logiciel E-PARAF (suivi du courrier arrivée et départ) et la supervision de ce dernier en tant que référente à l'échelle du bureau;
- la réception d'appels téléphoniques, la gestion des agendas du chef du bureau et de son adjointe ;
- l'harmonisation des courriers et notes en fonction de la charte graphique ;
- l'organisation du classement et de l'archivage des dossiers ;
- le renseignement des interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- la gestion des déplacements à l'échelle du bureau en lien avec le bureau prestations et service, la supervision de la cohérence de ces derniers par rapport à la charte ministérielle
- référent (e ) des formations interne au bureau
- animation du réseau des assistants (e) au sein du bureau
Profil recherché
Autonome et proactif, vous disposez d'une bonne communication orale et écrite, et d'un sens aiguisé du relationnel.
Il est également attendu un tempérament innovant et force de proposition, associé à la fiabilité, la rigueur et l'efficacité.
Une expérience d'assistant.e ou une expérience professionnelle nécessitant la gestion de plusieurs tâches simultanées dans un contexte contraint est requise.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »
Le service de l’immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) est chargé de l'immobilier et du fonctionnement des services (logistique, mobilités, archivage, documentation, intendance...).
Sur l'immobilier, la sous-direction de l'immobilier est chargée de concevoir la politique immobilière sur le périmètre des ministères économiques et financiers, en liaison avec les directions et services. Il apporte l’expertise nécessaire à une gestion efficiente du patrimoine immobilier des directions et services, et peut assurer pour eux la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations. Il assure pour l'administration centrale les fonctions de pilotage et de support, recouvrant notamment l’entretien, l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des équipements ainsi que la gestion des services liés aux bâtiments
La sous-direction de l'immobilier dont son bureau immobilier et maîtrise d'ouvrage (BIMO) est particulièrement engagée dans les défis actuels de la politique immobilière de l'État dont la transition écologique du parc immobilier ministériel et l'adaptation des bâtiment et espaces de travail et du cadre de vie des agents aux nouveaux usages et besoins. Il est composé de six antennes immobilières réparties sur le territoire métropolitain et du siège basé à Paris.
Descriptif du service
Le Bureau Immobilier Maitrise d'Ouvrage (BIMO) d'un effectif de 83 personnes est composé d’un pôle coordination et pilotage de projets (PCPP) et d'un pôle méthode, qualité et synthèse (PMQS) situé au siège à Paris et de six antennes : Lyon (Antenne Alpes Centre-Est), Marseille (Antenne Méditerranée Grand-Sud), Nantes (Atlantique Grand-Ouest), Noisy-le-Grand (Antenne Nord-Ouest IdF), Strasbourg (Antenne Nord-Est) et Toulouse (Grand Sud-Ouest).
Le bureau est certifié ISO 9001 depuis 2001 et ISO 50001 management de l'énergie depuis 2025
Le bureau effectue des expertises immobilières d'ordre technique, économique, juridique ou architectural et conduit des opérations en tant que maître d'ouvrage mandaté ou comme assistant à maître d'ouvrage. Il intervient au profit des bénéficiaires du ministères (DFGIP, DGDDI, INSEE, ...) sur les territoires métropolitains et ultra-marins. Il intervient également au profit d'entités interministérielles en lien avec la DIE et l'administration territoriale (Préfets, PRIE).
À propos de l'offre
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Organisation du travail souple avec télétravail possible pouvant aller jusqu'à 2 j. / semaine.
Poste basé à Bercy dans un environnement en Flex-office.
Permis B exigé.
Des déplacements sont possibles dans les antennes immobilières.
Maitrise des outils de bureautique classiques mais également des outils spécifiques tels que SOLON (publication des actes officiels), SILOG (suivi des frais de représentation), E-PARAF (gestion dématérialisée des courriers) -
Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Secrétaire
