SECRETAIR E- AGENT D ACCUEIL - COMMUNAUTE DE COMMUNES DE L'EST GUYANAIS

SECRETAIR E- AGENT D ACCUEIL
DIRECTION GENERALE DES SERVICES

Activités et tâches principales du poste :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :

- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :

- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau...).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (passeport, carte d'identité, attestation, etc...).

* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :

- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
- Gérer la régie photocopie (le cas échéant).

* Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :

- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
Assurer le traitement des courriers départ.
Mettre sous pli et affranchir.
Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par la secrétaire de direction.
- Afficher et diffuser l'information. -
Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.