Secrétaire - Assistant Elu - MAIRIE DE PERPIGNAN
Référence : O066251002001158
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Perpignan
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité d'élu(s)-e(s), vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leur secrétariat en coordination avec, d'une part, les secrétariats particuliers du Maire, de la Directrice de Cabinet et le secrétariat du DGS et, d'autre part, les services . Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de l'élu.
Activités principales :
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents..).
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs-euses internes et externes pour l'élu.
* Suivre et diffuser le courrier de l'élu (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général pour l'élu.
* Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Directrice de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et le secrétariat du DGS.
* Tenir l'agenda de l'élu.
Activités secondaires :
* Gérer les déplacements de l'élu.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de l'élu.
* Gérer les fournitures de bureau et l'intendance.
Profil recherché
* Expérience exigée en secrétariat.
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Culture administrative, connaissance de l'organigramme .
* Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
* Capacité à organiser l'agenda de l'élu en tenant comptes des échéances et des priorités.
* Capacité à organiser les réunions et déplacements.
* Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices.
* Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs-trices, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
* Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
* Capacité à rechercher des informations.
* Capacité d'analyse et de synthèse.
* Capacité à rendre compte et alerter.
* Rigueur et méthode.
* Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
* Diplomatie et courtoisie.
* Discrétion et confidentialité.
À propos de l'offre
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CV + LETTRE DE MOTIVATION
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
