SECRETAIRE - ASSISTANT (F/H)

·          de répondre et gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants), de filtrer les appels téléphoniques pour la Déléguée interministérielle et la chefferie de cabinet,

·          de réceptionner les courriers, les enregistrer, les soumettre à l’analyse du Chef de cabinet, de rédiger des projets de réponse sur les instructions du Chef de cabinet, de distribuer sous son autorité les parapheurs et transmettre les courriers et les courriels,

·          de contribuer à la gestion de l’agenda, en identifiant notamment des options soumises à la validation du Chef de cabinet,

·          de participer à la préparation des déplacements nationaux et internationaux en lien avec la rédactrice (chargée de mission) et le chauffeur d’autorité,

·          de saisir, en cas de besoin, les ordres de mission et les états de frais liés aux déplacements et aux frais de réception de la Déléguée interministérielle, en cas d’empêchement de la rédactrice (chargée de mission),

·          de veiller à l’approvisionnement en fournitures de bureau et en matériel,

·          d’apporter son concours à l’impression, à la constitution et au classement des dossiers à l’attention de la Déléguée interministérielle,

·          de pré-annoncer les visiteurs extérieurs auprès de l’unité accueil et sécurité du cabinet du garde des Sceaux, ministre de la justice, de veiller au respect des règles liées à la sûreté du site,

·          de trier, organiser le classement de documents et dossiers, de réaliser l’archivage de l’ensemble des courriers et notes,

·          de réaliser tous travaux de soutien à l’activité de la Déléguée interministérielle et du Chef de cabinet.