Secrétaire - Assistante de gestion du Service Scolarité et Gestion des formations (DEVU)
Référence : 2025-2050632
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
- Localisation : Campus Nation, 8 avenue de Saint- Mandé 75012 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
1. Gestion administrative des opérations liées aux inscriptions et des actes de scolarité
Appui à la gestion des dossiers relatifs aux actes de scolarité (15 000 étudiants):
- recherche dans les bases de données scolarité
- contrôle des informations relatives aux actes de scolarité
- préparation des actes administratifs (certificats de scolarité, relevés de notes, attestations diverses, diplômes...)
- préparation des actes administratifs de la procédure de remboursement et transmission des demandes aux services financiers
- fiabilisation des données d’inscription administrative.
Accueil et orientation du public (étudiant.e.s ou personnel)
Soutien aux activités du service en fonction des besoins des différents pôles
2. Secrétariat du service Scolarité et Gestion des formations
Secrétariat pour les 15 agents du service SGF :
- suivi du courrier & parapheurs
- classement et archivage des documents administratifs du service
- organisation des réunions du service
- suivi des stocks et préparation des commandes de fournitures pour l’ensemble de la direction
3. Veille et mise à jour des pages web du service
4. Suivi des relations avec les lycées / CPGE et des conventions
- Inscription des CPGE
- Suivi des conventions et des relations avec les lycées, en lien avec le SIOEC
5. Suivi des demandes de remboursements et d’annulations
- Traitement des dossiers, préparation des documents et mise en signature
- Dépôt des dossiers auprès des services financiers
- Suivi des remboursements
Profil recherché
Connaissances :
· Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et des universités
· Maîtrise de la réglementation en matière de scolarité (inscription administrative, bourses…)
· Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
· Technique d’élaboration de documents
Compétences opérationnelles :
· Connaître APOGEE ; bien maîtriser le domaine inscription administrative
· Connaître les outils de candidature
· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un environnement complexe
· Savoir rendre compte
· Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes au pôle, à l’université et les interlocuteurs externes (étudiants, services académiques ministériels)
Compétences comportementales :
· Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité
· Discrétion et sens de la confidentialité
· Sens de l’accueil et du contact avec les usagers
· Sens de l’initiative et autonomie dans son champ de compétences
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
BEP/CAP minimum
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Qui sommes-nous ?
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
- 15 570 étudiant.es (dont un tiers d’étudiant.es internationaux)
- 710 enseignant.es-chercheurs.euses et 900 chargé.es de cours
- 620 personnels administratif.ves et de bibliothèques
- 83 parcours en Licence et 69 parcours-type en Master
- 5 écoles doctorales
- 29 unités de recherche
- Un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr
Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Descriptif du service
La Direction des études et de la vie universitaire met en œuvre la politique définie par la Commission de la formation et de la vie universitaire.
La DEVU peut faire des propositions au La Commission de la formation et de la vie universitaire. Elle apporte également son expertise et fournit les indicateurs et les évaluations nécessaires au pilotage de sa politique.
La DEVU a également pour mission de coordonner l’action de l’établissement dans les domaines suivants :
· la gestion des étudiants, de l’admission à la délivrance du diplôme ;
· l’ingénierie des formations, de la conception à l’évaluation ;
· l’aide à la réussite et l’innovation pédagogique ;
· l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants ;
· la professionnalisation et l’accompagnement vers l’emploi ;
· la vie associative des étudiants ;
· l’accompagnement des étudiants en situation de handicap.
En lien avec ses partenaires extérieurs (CROUS, SSU, etc), elle encourage également les initiatives en
matière d’accompagnement social et médical des étudiants.
La Direction des études et de la vie universitaire assure le pilotage de projets transversaux relatifs à son champ d’intervention.
La Direction des études et de la vie universitaire est composée de quatre pôles :
· Pôle Ingénierie des formations et innovation pédagogique
· Service Scolarité et Gestion des Formations
· Pôle Information, orientation et in
À propos de l'offre
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Les candidatures (CV accompagné d’une lettre de motivation) seront adressées par messagerie électronique à l’adresse suivante : recrutement@sorbonne-nouvelle.fr
Date limite pour postuler : 17/10/2025 - les candidatures sont acceptées après cette date si l'annonce est toujours en ligne
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Vacant à partir du 17/09/2025
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Assistante / Assistant d'éducation
