Secrétaire / assistant DGRH A2
Référence : 2025-1910436
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction Générale des ressources humaines
Service des personnels enseignants de l'enseignement supérieur Sous-Direction pilotage du recrutement et de la gestion (DGRH-A2) - Localisation : 72, rue Régnault - 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
En tant que secrétaire-assistant(e) vous jouez un rôle primordial dans le fonctionnement de la sous-direction.
Au contact quotidien des équipes, des partenaires, vous participez à l’organisation du travail des deux sous-directeurs du service A et contribuez au bon déroulement des activités de la structure en assurant notamment:
- L’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et répondre aux demandes d’information;
- Le lien avec les autres secrétariats du service a;
- Réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition,
- Le suivi des parapheurs via l’application elise ;
- Les productions des textes réglémentaires via reponses
- La gestion de la boîte fonctionnelle de la sous-direction (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses) ;
- La gestion des agendas électroniques des sous-directeur(s)/trice(s), programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ;
- La préparation des dossiers pour les réunions des sous-directeur(s)/trice(s) ;
- La saisie, la mise en forme des documents divers, leur reproduction et leur diffusion ;
- La mise en œuvre la communication interne et l’organisation des séminaires des drh du supérieur, des ufr et des référnets déontologues;
- La prise en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure ;
- La gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via chorus dt, de l’installation des nouveaux collègues ;
- Le suivi des frais de déplacements et les indemnités des membres des juridictions spécialisées et du collège de déontologie
- La mise à jour des listes de diffusion des drh
Le suivi du budget de location de salle
Au-delà des activités de secrétariat, vous pourrez vous voir confier l’étude et la gestion de certains dossiers en lien avec l’activité de la structure ce qui vous permettra d’acquérir des compétences nouvelles, pouvant être valorisées à l’occasion d’une mobilité.
Des formations à la prise de fonction et un accompagnement individuel sont proposés.
Profil recherché
Pour réaliser ces missions, vous devrez faire preuve de polyvalence, de réactivité et être doté(e) d’une grande rigueur et d’une excellente capacité d’organisation, pouvant ainsi être amené(e) à gérer plusieurs commandes simultanément.
Vous devez avoir le sens de la confidentialité.
Enfin, vous devrez être en capacité de gérer les pics d’activité ainsi que les urgences.
Pour réaliser ces missions, vous serez amené(e) à mobiliser les compétences suivantes :
- Connaissance de l’administration centrale – souhaitable
- Connaissance du systèmes éducatif de la jeunesse, de l’enseignement supérieur, de la recherche et des sports – souhaitable
- Maîtrise du pack office (word, excel, powerpoint, outlook) : niveau expert – requis
- Techniques de secrétariat : niveau expert – requis
- Maîtrise des logiciels spécifiques (elise, reponses, chorus dt, symphonie, etc.) : niveau pratique – souhaité
- Sens des priorités, capacité d’organisation, rigueur : niveau confirmé – requis
- Sens relationnel, discrétion : niveau confirmé – requis
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- helene.caplat-lancry@education.gouv.fr
- claire.multeau@education.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La Direction Générale des Ressources Humaines (DGRH) des ministères de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, de la jeunesse et des sports élabore et met en œuvre les politiques de ressources humaines pour 1,2 millions de personnels. En tant que premier employeur de France notre stratégie RH est déterminante.
Nous sommes chargés du recrutement, de l’élaboration et de la gestion des carrières des personnels, de l’accompagnement, de la formation et de la conduite du dialogue social. Nous assurons le pilotage et l’animation des acteurs de proximité. Nous sommes garants de la politique en faveur de l’égalité, de la diversité et de l’inclusion professionnelles. La DGRH s’inscrit dans une démarche d’ouverture, de modernisation et d’innovation des politiques RH.
Descriptif du service
La sous-direction du pilotage du recrutement et de la gestion assure le pilotage du recrutement et de la gestion des enseignants-chercheurs de statut universitaire et de statut hospitalo-universitaire.
Elle organise l'animation du réseau des directeurs de ressources humaines des établissements d'enseignement supérieur, et apporte conseil et appui aux établissements en matière de gestion des enseignants-chercheurs.
La sous-direction assure également le secrétariat permanent du collège de déontologie de l'enseignement supérieur et de la recherche, du Conseil national des universités et accueille le greffe des formations disciplinaires en appel pour les enseignants chercheurs (CNESER D) et de plein exercice pour les hospitalo-universitaires (JDHU).
La sous-direction du pilotage du recrutement et de la gestion est constituée :
- Du département des enseignants-chercheurs
- Du département des enseignants-chercheurs de santé
- De la mission déontologie et juridictions spécialisées
effectifs de la structure : A : 23 B : 16 C :1
À propos de l'offre
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Transmettre Cv et lettre de motivation en indiquant dans l’objet : « poste d’assitant(e) au sein de la sous-direction A2 »
Personne à qui adresser les candidatures (mail) :
o Hélène CAPLAT-LANCRY, sous-directrice – mail : helene.caplat-lancry@education.gouv.fr
o Claire MULTEAU, adjointe à la sous-directrice– mail : claire.multeau@education.gouv.fr
o Boîte mail générique de recrutement : recrutement-dgrh@education.gouv.fr
Personne à contacter (mail) :
o Hélène CAPLAT-LANCRY, sous-directrice – mail : helene.caplat-lancry@education.gouv.fr
o Claire MULTEAU, adjointe à la sous-directrice– mail : claire.multeau@education.gouv.fr
o Boîte mail générique de recrutement : recrutement-dgrh@education.gouv.fr
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Vous effectuerez vos missions au sein d’un pôle de secrétariat, en lien avec l’assistante des deux départements, que vous pourrez être amené(e) à suppléer en tant que de besoin.
Vous bénéficierez d’un environnement propice au travail, avec un collectif de travail accueillant, bienveillant et sensible à la qualité du service rendu aux usagers. Dès votre arrivée, vous bénéficierez d’un tutorat pour vous accompagner dans votre prise de poste. Vous aurez également accès au plan annuel de formation en fonction de vos besoins.
Nous rejoindre, c’est :
- Un service de restauration interne proposant des tarifs préférentiels
- Un pass’éducation qui donne accès à certains musées à tarif préférentiel
- Une association offrant une large palette d’activités culturelles, sportives, de loisirs, voyage, séjours enfants…
- un appui en matière de logement locatif
- une prise en charge adaptée si vous êtes en situation handicap
- Plusieurs transports en commun, proche des métros : Olympiades (ligne 14) /Porte d’Ivry (ligne 7 – Tram) / Bibliothèque François Mitterrand (RER C) et lignes de bus
- Proche du périphérique, le site dispose d’un parking sécurisé pour les voitures, 2 roues, vélos, trottinettes - le site est entièrement accessible aux personnes à mobilité réduite
Les services de la DGRH sont susceptibles de déménager à Gentilly au cours de l’année 2027.
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Vacant à partir du 01/07/2025
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Assistante / Assistant de direction
