Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Sous l’autorité du chef du service des Ressources Humaines du Secrétariat Général Commun (SGC), le (la) secrétaire-assistant·e assure les tâches polyvalentes d’assistant pour le chef de service ainsi pour les chefs de bureau et pôle. Il (elle) est également chargé·e de :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Prendre en charge des aspects logistiques (gestion des fournitures de bureau…) et des moyens matériels du service
- Gérer la planification de l’agenda du chef de service et contrôler les échéances- gérer le courrier reçu, le tri et la distribution
- Assurer le suivi des parapheurs : mise à la signature, copie, notification
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte rendus, notes ...) et les diffuser
- Gérer l’organisation logistique et matérielle des réunions et déplacements du service
- Suivre et archiver les courriers ou autres documents
- Assurer le secrétariat des instances de dialogue social (convocation, etc.)
- Traiter des dossiers ponctuels confiés par le chef de service
– Recenser et prendre en charge l’instruction des demandes des services pour la publication des postes (vérification des fiches de postes…)
- Publication des fiches de postes sur MOB MI
- Alimenter les tableaux de suivi de recrutement
- Extraire les candidatures et envoie au service concerné
- Remonter pour validation du national des tableaux de classement
- Organiser les recrutements du service RH (convocation, préparation des dossiers pour le jury, etc.)

Votre environnement professionnel :
Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’Intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et sous l’autorité fonctionnelle des directeurs départementaux interministériels et du secrétaire général de la préfecture, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans les conditions fixées par des contrats de services qui feront l’objet d’une évaluation au moins annuelle.
Le SGC assure, au bénéfice de la préfecture de département et des directions déconcentrées (DEALM, DEETS, DAAF, DAC), la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale.