Secrétaire / assistant(e) de gestion

L’assistant de gestion, directement rattaché à la responsable de l’état-major, réalise des travaux de gestion administrative courante des agents de la délégation et des actions d’organisation quotidienne du travail en lien avec une autre assistante de gestion :

1.        Missions de secrétariat :

-           Accueil physique et téléphonique de la délégation en veillant à garantir un service de qualité (accessibilité, conditions d’attente et convivialité). Cette mission implique, le cas échéant, la remise de badges pour permettre aux visiteurs de circuler dans les locaux ;
-           Gestion administrative courante : numérisation, nommage des documents, archivage numérique et papier, rédaction de documents, création de procédures, passage de commandes pour le compte des agents de toute la délégation ;
-           Traitement du courrier : courrier entrant, courrier sortant et envoi/ réception de colis ;
-           Mise à jour régulière et transmission du kit du nouvel arrivant (annuaire, organigrammes, qui fait quoi) ;
-           Réservation et mise en place des salles de réunion avec, le cas échéant, la préparation de chevalets et de dossiers ;
-           Gestion des demandes et incidents sur le logiciel TID ;
-           Gestion du parc de téléphonie mobile (demandes et incidents) ;
-           Gestion des déplacements des agents de l’ensemble de la délégation (ordres de mission et états de frais) ; Cette tâche implique également, en chaque fin d’année, la mise à jour des ordres de mission permanents et des autorisations de conduire.
-           Gestion des fournitures administratives ;
-           Saisie et suivi des demandes d’achat en lien avec plusieurs agents de l’état-major ;
-           Constatation des services faits en lien avec plusieurs agents de l’état-major ;
-           Recensement des matériels en stock ;
-           Réceptions de livraisons de matériels et distribution aux services demandeurs ;
-           Mise en place et suivi de tableaux de bord pour la délégation (tableaux notamment d’ordre budgétaire) ;
-           Participer aux réunions de l’état-major et y rendre compte des dossiers suivis en propre.