Secrétaire à l'état-major interministériel de zone à la préfecture de zone SGAMI Ouest H/F

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
A – Activités de soutien administratif de l’EMIZ
Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications du service,
Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat de l’état-major interministériel de zone, réponses de premier niveau,
Gestion de l’agenda du CEMIZ : prise de rendez-vous, réponse à invitation, réservation de salles et organisation des déplacements (prises de contact, invitations, suivi des listes de présence et organisation logistique), réponses aux invitations,
Préparation des rendez-vous (collecte des éléments en amont auprès des services, constitution de dossiers),
Prise de notes, rédaction et envois de courriels,
Suivi des documents/parapheurs à la signature ou au visa du CEMIZ pour le préfet délégué,
Suivre l’activité et le planning des réunions, exercices de la zone et des activités de l’état-major et en assurer la mise à jour constante (tableau d’activité),
Préparer et organiser les réservations pour les réunions ou visioconférences demandées par le chef d’état-major, son adjoint et les chargés de missions.
Effectuer l’enregistrement des documents : navette de parapheur pour signature, chrono courriers arrivée et départ, notes, dossiers pour les autorités…), en lien avec les assistantes du préfet délégué.
Mise en forme et diffusion de documents pour les référents zonaux des spécialités de sapeurs-pompiers (convocations aux réunions zonales de spécialité),
Numériser et envoyer les états de présence mensuelle des SPVE du Centre opérationnel de zone aux SDIS concernés,
Assurer la mise à jour constante des listes de diffusion et des annuaires de l’EMIZ,
Tenir à jour un chrono et réaliser la publication des actes administratifs de la préfecture de zone relatif à l’activité de l’EMIZ sur les quatre régions administratives de la zone,
Planifier et participer aux réunions hebdomadaires de l’état-major et en établir le projet de relevés de conclusions en lien avec le chef d’état-major adjoint,
Gestion du chrono courrier départ et arrivée (scan, nommage de documents et enregistrement).
Assurer l’archivage papier et électronique du service.
B - Gestionnaire CHORUS-DT
Organiser et gérer les déplacements des agents de l’état-major y compris les personnels du COZ dans l’application CHORUS DT (25 agents) ;
Suivi de la boîte fonctionnelle déplacement de la préfecture de zone
Saisir les ordres de missions validés par la hiérarchie pour les déplacements des agents (missions et hors missions) et assurer le suivi des états de frais correspondants
Assurer la mise à jour des fiches profils et fiches voyageurs (départs et arrivées), en lien avec le Centre de services partagés Chorus régionalisé hors SGCD35
Veiller à proposer des solutions adaptées à chaque agent et au budget de en priorisant les réservations du pool de voitures et de vélos et en proposant des solutions alternatives (covoiturage, transports en commun…)