Secrétaire administratif – SAIJ Aix en Provence - chargé(e) de la formation H/F
Référence : 2024-1679116
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des services judiciaires - CA AIX EN PROVENCE
Ministère de la Justice Direction des services judiciaires Cour d'appel d'Aix en Provence Service Administratif Interrégional Judiciaire d'Aix en Provence - Localisation : Aix en Provence - Les Milles
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions spécifiques à la formation :
* Sur HARMONIE LSO :
- Création et suivi des sessions
- Gestion des candidature
- Enregistrement des feuilles d’émargement
- Lien avec les prestataires et les juridictions
- Enregistrement pour les sessions extérieures
* Relations avec le service RH :
- Mise à jour des tableaux de suivi des effectifs
- Transmission des données relatives à la formation des services civiques
* Envoi des supports de formation aux stagiaires
* Evaluation des formations sur RESANA :
- Transmission des liens aux participants et suivi
* Budget :
- Préparation des bons de commande
- Passage des DA et service fait sur Chorus formulaires
- Gestion du tableau de suivi en lien avec le pôle chorus
* Gestion des formateurs internes occasionnels :
- Suivi des demandes de cumuls en lien avec le secrétariat du pôle RH
- Préparation et transmission des bordereaux
* Formation d’adaptation à l’emploi des AA et contractuels :
- Constitution des groupes de sessions, inscription et MAJ des tableaux
* Services civiques :
- Sollicitation des devis et classement
- Inscription aux stages
- Relations avec référents en juridiction
- Passage des DA et SF sur chorus formulaires
- Mise à jour du tableau de suivi
- Fiches de recette au comptant
* Intranet :
- Mise à jour du plan de formation
- Recherches et rédaction d’articles en lien avec le RGF
* MENTOR :
- Création des sessions : fondamentaux de la laïcité, lutte contre les discriminations, services publics +, secourisme, etc.
- Enregistrement des candidats via les tableaux Excel .csv et suivi
* Dossiers CPF : réception, classement sur le réseau, vérification, demandes de compléments d’informations, notification des décisions, tableau de suivi
* Gestion du tableau des prestataires et des contacts en juridiction
* Sessions proposées par le coordonnateur régional de formation des magistrats
- Création des sessions
- Gestion des candidatures
- Envoi des attestations
- Relations avec le secrétariat de la première présidence
* Suivi des conventions de stages extérieurs
Ces fonctions sont susceptibles d’évoluer et sont partagées avec l’adjoint administratif en place.
Profil recherché
Compétences requises :
Connaissances :
Outils bureautiques
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire
Utilisation de la messagerie
Savoir-faire :
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Travailler en équipe
Organiser sa charge de travail
Maîtriser les techniques de classement
Gestion des tableaux de suivi
Capacité d’analyse et de synthèse
Savoir-être :
Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de polyvalence
Savoir rendre compte
Être autonome
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le secrétaire administratif chargé de la formation assiste le responsable de la gestion de la formation dans l’exercice de ses principales missions. Il participe à la mise en œuvre de la politique régionale de formation des personnels de greffe du ressort de la cour d’appel.
Ses principales missions sont :
- Accueil physique et téléphonique : intervenants et stagiaires
- Ouverture des sessions de formation sur site
- Gestion de la boîte structurelle du secrétariat
- Gestion de la case courrier du service et des parafeurs
- Gestion des fournitures nécessaires au fonctionnement du service
- Envoi du courrier et lien avec les transporteurs
- Classement des documents sur le serveur dédié selon la nomenclature établie
- Gestion du tableau de suivi des sessions
- Gestion de la salle de formation : affichage, disposition, fournitures, visioconférence
- Réservation de salles : calendrier OUTLOOK et auprès des juridictions
- Concours : préparation des copies, mise sous pli, aide à la surveillance
- Accueil des stagiaires en lien avec le RGF
- Mise à jour du calendrier des formations
- Gestion de la bibliothèque (mise à jour tableau, gestion des envois, retours et relances)
- Gestion du tableau des prestataires et des contacts en juridiction
Descriptif du service
Le service est composé :
- d'une directrice principale des services de greffe judiciaire
- d'une adjointe administrative placée
À propos de l'offre
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Ouvert uniquement aux secrétaires administratifs du Ministère de la Justice dans le cadre d’une mutation ou aux fonctionnaires titulaires de catégorie B dans le cadre d’un détachement.
Groupe IFSE : 3
Poste soumis à entretien préalable. Les candidats devront solliciter un entretien auprès des recruteurs ci-après :
Renseignements et candidatures auprès de :
Madame Julie BERTRAND, Responsable de la gestion de la formation
Tél : 04.86.91.13.90
Courriel : rgf.sar.ca-aix-en-provence@justice.fr
Les candidats devront impérativement transmettre les pièces suivantes :
- le formulaire de candidature avec avis du supérieur hiérarchique, formulaire à solliciter auprès des référents ci-dessus mentionnés
-une lettre de motivation
- un CV détaillé
- les pièces justificatives le cas échéant
- les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel
Et pour les candidats extérieurs au Ministère de la Justice, il convient de joindre en complément :
- le dernier arrêté d'élévation d'échelon
- un état des services
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Assistante / Assistant de formation
