Secrétaire administratif TJ AUXERRE

•  Préparer les engagements comptables

•  Saisir les commandes et suivre leur exécution

•  Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait

•  Traiter les demandes de paiement et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable

•  Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs

•  Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité

1-2 Gestion du service centralisateur des frais de justice

•  Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus

•  Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation

•  Gérer les engagements juridiques hors marché

•  Créer et modifier les tiers dans Chorus

•  Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord

•  Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire

•  Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire

•  Gérer les constatations de service fait

•  Suivre la consommation et l’exécution de la dépense

•  Participer à l’élaboration des demandes budgétaires

1-4 Gestion d’un bureau d’ordre ou gestion administrative au sein d’un service :

·         Prise en charge et préparation des dossiers

·         Enrôlement des affaires, préparation du dossier, convocations, délivrance de copies, tri

·         Courrier : compostage, tri et orientation du courrier dans les différents cabinets

·         Accueil : physique, téléphonique et électronique du service

·         Prise en charge des notifications des décisions pour réduire les délais de transmission

·         Recherche d’information dans les applicatifs

·         Suivi des dossiers

·         Préparation des trames de courrier

1-5 Gestion d’un secrétariat :

• Constitution et classement des documents dans les dossiers

• Constitution de la prise en charge administrative et financière

• Suivi des congés et autorisations d’absence

• Élaboration des documents relatifs aux personnels selon consignes (prise de fonction…)

• Remise des documents nécessaires à l’exercice des missions (frais de déplacements, carte professionnelle, …)

•Gestion des comptes épargne temps

•Gestion des états de vacations pour les permanences