Secrétaire administratif – Tribunal judiciaire Aix en Provence H/F

·         prise de rendez-vous pour la directrice de greffe

GESTION ET ADMINISTRATION :

·         gestion du courrier

·         gestion de la boîte structurelle et recrutement

·         gestion de l’agenda de la Directrice

·         diffusion des notes aux agents (SAR, DSJ, DG…)

·         mise à jour des organigrammes fonctionnaires du TJ

·         établissement en collaboration avec le directeur de greffe des tableaux concernant les effectifs en ETPE, ETPT…

·           préparation de courriers (réponses aux demandes de stages, aux emplois de vacataires…)

·           renseignement des tableaux pour les mouvements de grève

·           suivi des formations

·           paramétrage des  badges pour les nouveaux arrivants

·           préparation des assemblées générales et commissions restreintes fonctionnaires (convocations, listes d’émargement...)

·           classement et archivage

RESSOURCES HUMAINES/FORMATION :

·           gestion des ressources humaines (CLE :  198 fonctionnaires et contractuels): suivi des carrières, arrêtés, mutations, congés maladie et mise à jour de LOLFI

·           gestion des CET

·           gestion et suivi des dossiers retraites

·           gestion du logiciel de gestion du temps INCOVAR

·           paramétrage informatique des fonctionnaires et vacataires dans les logiciels INCOVAR

·           contrôle des heures supplémentaires et astreintes pour mise en paiement

·           établissement des dossiers indemnitaires (astreintes, indemnités) des fonctionnaires

·           établissement des dossiers indemnitaires assesseurs TPE

·           gestion et préparation des dossiers vacataires (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l’agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l’établissement des contrats, liens avec le SAR)

·           gestion des dossiers des volontaires services civiques (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l’agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l’établissement des contrats, liens avec le SAR)