Secrétaire administratif – Tribunal judiciaire d'Aix en Provence - secrétariat DG
Référence : 2024-1500819
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des services judiciaires - CA AIX EN PROVENCE
Ministère de la Justice Direction des services judiciaires Cour d'appel d'Aix en Provence Tribunal judiciaire d'Aix en Provence - Localisation : Aix en Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le secrétaire administratif est chargé de toutes tâches de secrétariat ou de tâches administratives. Il peut collaborer avec les agents des autres secrétariats (Procureur et Président) et est en lien avec l’ensemble des fonctionnaires du Tribunal Judiciaire et le SAR.
INFORMATION ET ORIENTATION :
· accueil des nouveaux arrivants et transmission des documents suivants : préparation d’un dossier dématérialisé contenant tous les documents utiles à leur installation ; charte des temps, charte informatique documents relatifs aux congés, livret d'accueil, organigrammes, frais de déplacement, préparation des PV d'installation...
· information des fonctionnaires sur le fonctionnement de la juridiction
· prise de rendez-vous
GESTION ET ADMINISTRATION :
· gestion du courrier
· gestion de la boîte structurelle
· diffusion des notes aux agents (SAR, DSJ, DG…)
· mise à jour des organigrammes
· établissement en collaboration avec le directeur de greffe des tableaux concernant les effectifs en ETPE, ETPT…
· préparation de courriers (réponses aux demandes de stages, aux emplois de vacataires…)
· renseignement des tableaux pour les mouvements de grève
· suivi des formations
· paramétrage des badges pour les nouveaux arrivants
· classement et archivage
RESSOURCES HUMAINES/FORMATION :
· gestion des ressources humaines (CLE : 189 fonctionnaires): suivi des carrières, arrêtés, mutations, congés maladie et mise à jour de LOLFI
· gestion des CET
· gestion et suivi des dossiers retraites
· gestion du logiciel de gestion du temps INCOVAR
· paramétrage informatique des fonctionnaires et vacataires dans les logiciels INCOVAR
· contrôle des heures supplémentaires et astreintes pour mise en paiement
· établissement des dossiers indemnitaires (astreintes, indemnités) des fonctionnaires
· établissement des dossiers indemnitaires assesseurs TPE
· gestion et préparation des dossiers vacataires (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l’agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l’établissement des contrats, liens avec le SAR)
· gestion des dossiers des volontaires services civiques (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l’agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l’établissement des contrats, liens avec le SAR)
Profil recherché
Compétences requises
Savoirs :
Applicatifs métiers : LOLFI, CASSIOPEE, HERMES, PILOT
Outils bureautiques : OpenOffice, Tableur, messagerie
Organisation judiciaire et administrative
Circuits administratifs
Savoir-être :
avoir le sens des relations humaines
avoir le sens de l'organisation
faire preuve de discrétion professionnelle
faire preuve d'une extrême rigueur
être à l’écoute
être réactif
Savoir-faire :
maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
maîtriser des outils bureautiques
Connaissance en statuts et RH
maîtriser les nouvelles technologies
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Personne à contacter
sec.chg.tj-aix-en-provence@justice.fr
Qui sommes-nous ?
Le tribunal judiciaire d’Aix-en-Provence est situé 40 boulevard Carnot ; le TJ comprend 178 fonctionnaires et 64 magistrats. Le tribunal est piloté par le président, le procureur et la directrice de greffe. Il est composé de 4 pôles : un pôle pénal, un pôle civil, un pôle soutien et un pôle de proximité avec des juridictions de proximité à Martigues et Salon
À propos de l'offre
-
Ouvert uniquement aux secrétaires administratifs du Ministère de la Justice dans le cadre d’une mutation ou aux fonctionnaires titulaires de catégorie B dans le cadre d’un détachement.
1 poste vacant
Groupe RIFSEEP : 2
Durée souhaitée sur le poste : 3 ans
Poste soumis à entretien préalable. Les candidats devront solliciter un entretien auprès des recruteurs ci-après :
Renseignements et candidatures auprès de :
Mme Catherine LOGEAIS, directrice de greffe
Madame REN Eugénie, adjointe à la directrice du TJ Aix-en-Provence
Email : sec.chg.tj-aix-en-provence@justice.fr
Les candidats devront impérativement transmettre les pièces suivantes :
- le formulaire de candidature avec avis du supérieur hiérarchique, formulaire à solliciter auprès des référents ci-dessus mentionnés
-une lettre de motivation
- un CV détaillé
- les pièces justificatives le cas échéant
- les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel
Et pour les candidats extérieurs au Ministère de la Justice, il convient de joindre en complément :
- le dernier arrêté d'élévation d'échelon
- un état des services
-
Organisation du travail : Charte des temps – 37h30
Restauration : Hors site – Salle de convivialité sur site
Accessibilité en transport / Parking : Transports en commun – Possibilité de stationnement hors site
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Assistante / Assistant de direction
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