Secrétaire administratif – Tribunal judiciaire Draguignan - JPROX H/F
Référence : 2024-1679150
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des services judiciaires - CA AIX EN PROVENCE
Ministère de la Justice Direction des services judiciaires Cour d'appel d'Aix en Provence Tribunal judiciaire de Draguignan - Localisation : Draguignan
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le secrétaire administratif affecté au sein du tribunal judiciaire de Draguignan est susceptible de se voir confier des fonctions dans un ou plusieurs des domaines suivants :
Secrétariat de direction :
Le secrétaire de direction assiste un responsable dans la gestion quotidienne de son travail. Il exerce notamment ses fonctions auprès de chefs de juridiction ou du directeur de greffe.
Gérer l'agenda, les déplacements, filtrage des interlocuteurs ;
Planifier, organiser et suivi des réunions ;
Rédiger des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents) ;
Traiter des dossiers ponctuels et suivre des affaires réservées ;
Accueillir physiquement et téléphoniquement ;
Encadrer, le cas échéant, un secrétariat.
Prendre en charge les aspects logistiques, gérer les plannings de réservation les fournitures, les badges d’accès, les clés etc
Gestion du personnel :
Élaborer les tableaux de permanences greffiers ;
Participer à la simulation des effectifs prévisionnels (retraites, disponibilités, congés longue durée...) ; Suivre l'évolution individuelle des carrières ;
Contrôler les échéances des différentes positions administratives ;
Suivre les astreintes, les heures supplémentaires, les demandes de temps partiel et les recours s'y rattachant ;
Gérer les comptes épargne temps ;
Constituer et suivre les dossiers d'accident de service ;
Constituer et suivre les dossiers RQTH (correspondant local handicap) ;
Informer et renseigner les agents sur leurs droits et leurs obligations ;
Transmettre à l'échelon régional les informations susceptibles d'affecter la situation administrative des agents ;
Diffuser l'information au sein de la juridiction.
Gestion de la cellule budgétaire :
Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire, gérer les constatations de service fait, suivre la consommation et l’exécution de la dépense, suivre l’exécution des marchés publics, participer à l’élaboration des demandes budgétaires et participer au recensement des besoins.
Gestion du service centralisateur des frais de justice :
Contrôler le mémoire de frais dématérialisé avant certification ou transmission aux magistrats du parquet et du siège pour taxation, demander la création d'un tiers dans chorus, traiter les sollicitations des prestataires, renseigner le plan de contrôle, gérer les recours, statistiques, participer aux réunions de suivi des frais de justice.
Service de l’aide juridictionnelle :
Gestion des dossiers de demande d’aide juridictionnelle :Réceptionner les demandes, enregistrement et/ou vérification, orientation des dossiers, communication des décisions, gestion des appels/rectifications d’erreurs matérielles/modifications ;
Accueillir et renseigner les justiciables ;
Gérer les mémoires d’aide juridictionnelle ;
Gérer les recouvrements en matière d’aide juridictionnelle.
Profil recherché
Compétences requises
Savoirs :
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques (notamment PACK OFFICE)
Règles administratives et budgétaires
Statut général de la fonction publique et statuts
particuliers
Savoirs-faire :
Alimenter des tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Encadrer et animer une équipe
Maîtriser les nouvelles technologies
Travailler en équipe
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Organiser sa charge de travail
Mettre en œuvre les directives et les arbitrages
Savoir-être :
Avoir le sens de l’organisation
Avoir le sens des relations humaines
Etre à l’écoute
Etre réactif
Faire preuve de rigueur
Etre autonome
Savoir anticiper
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d’initiative
Faire preuve de capacité d’adaptation
Faire preuve de polyvalence
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Qui sommes-nous ?
Le tribunal judiciaire de Draguignan est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction.
Les effectifs localisés au titre de l’année 2024 s’élèvent à 31 magistrats du siège, 12 magistrats du parquet et 122 emplois localisés de fonctionnaires.
Trois sites composent le Tribunal Judiciaire de l’arrondissement de Draguignan : Le Palais de Justice de Draguignan, le Tribunal de Proximité de Fréjus et le Tribunal de Proximité de Brignoles.
Descriptif du service
Vos activités principales
Les secrétaires administratifs sont chargés de tâches administratives d'application. A ce titre, ils participent à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui leur sont soumis, des textes de portée générale.
Ils exercent notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Ils peuvent se voir confier des tâches de rédaction et être chargés de l'animation d'une équipe. Ils peuvent également assurer des fonctions d'assistant de direction.
À propos de l'offre
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Ouvert uniquement aux secrétaires administratifs du Ministère de la Justice dans le cadre d’une mutation ou aux fonctionnaires titulaires de catégorie B dans le cadre d’un détachement.
Postes issus de la justice de proximité : 1 poste vacant
Groupe RIFSEEP : 3
Durée souhaitée sur le poste : 3 ans
Poste soumis à entretien préalable. Les candidats devront solliciter un entretien auprès des recruteurs ci-après :
Renseignements et candidatures auprès de :
Valérie LOUIS, Directrice de greffe, 04.94.60.57.01, recrutement.tj-draguignan@justice.fr
Les candidats devront impérativement transmettre les pièces suivantes :
- le formulaire de candidature avec avis du supérieur hiérarchique, formulaire à solliciter auprès des référents ci-dessus mentionnés
-une lettre de motivation
- un CV détaillé
- les pièces justificatives le cas échéant
- les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel
Et pour les candidats extérieurs au Ministère de la Justice, il convient de joindre en complément :
- le dernier arrêté d'élévation d'échelon
- un état des services
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
