Secrétaire administratif en Santé au Travail H/F

-Accueillir et annoncer les agents auprès de l’interlocuteur demandé

-Renseigner et diriger les agents vers les services concernés

-Noter les appels téléphoniques et transmettre la communication ou l’information à la personne concernée

-Etre en capacité de décrypter les demandes urgentes ou non, les transmettre au médecin, aux IDE, à l’assistante sociale, la chargée de mission et la psychologue du travail

-Faire preuve de disponibilité et d’une qualité d’écoute

Prendre en charge le secrétariat administratif :
-Réceptionner, trier et distribuer le courrier

-Saisir, modifier ou annuler les rendez-vous de l’équipe

-Transmettre les informations ou demandes recueillies aux médecins, assistante sociale, IDE, chargée de mission et psychologue du travail…

-Rédiger et expédier les convocations pour les visites médicales

-Traiter les demandes de visites : embauches, reprises, spontanées, sociales etc…

-Préparer les dossiers médicaux pour les visites médicales, créer les dossiers des nouveaux salariés : vérifier la situation individuelle de l’agent et requête des absences (logiciel GRH)

-Demander le transfert des dossiers médicaux dans les différents centres

-Gestion des archives à la Cité Sanitaire et à Brais

-Reprogrammer les visites non honorées

-Envoyer les fiches d’aptitude à la DRH, aux cadres, à l’ergonome et la psychologue du travail

-Enregistrer l’activité journalière des médecins

-Créer, concevoir, transformer, réaliser des documents, tableaux, outils informatiques à la demande de l’équipe sur le fichier partagé

-Frapper et mettre en forme les courriers, les comptes rendus, les rapports médicaux des Commissions de réforme et Comité médical, les évaluations pour l’assistante sociale, les courriers divers…

-Préparer les statistiques et frapper les rapports annuels

-Enregistrer tous les AT sur le fichier partagé DRH et Affaires médicales

-Tenir à jour le recensement des déclarations MDPH et FIPHPH

-Classer et archiver les dossiers et documents

-Faire les photocopies, faxer les documents à la demande de l’équipe

-Programmer, planifier des rencontres institutionnelles

Organiser et planifier l’activité du service :
-Tenir à jour le planning d’activité et l’agenda des médecins, de l’assistante sociale, de la chargée de mission et la psychologue du travail

-Gestion mensuelle d’Equitime pour le service

-Gestion des stocks de fournitures et des produits

-Demander les opérations de maintenance, les planifier et faire le suivi