secrétaire administratif F/H
Référence : 2024-1689969
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Savoie Mont Blanc
- Localisation : Chambéry
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1. MISSIONS :
Au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles, composée de huit agents, la personne recrutée aura en charge la gestion des instances de son périmètre, le suivi des dossiers de sinistres dans le cadre des marchés d'assurance et l’assistance administrative et logistique des activités de la DAJI en fonction des besoins.
· Gestion des instances : conseil d’administration (CA) et conseil académique (CAC) de l’établissement
- Organiser les CA et CAC (plénier, restreint et commissions) : élaboration des calendriers et rétroplannings, préparation des ordres du jour et du conducteur de réunion, mise en forme des documents et envoi des convocations, gestion matérielle et logistique de ces instances ;
- Participer à ces instances en tant que secrétaire de séance : vérifier la régularité des réunions (procurations, quorum), prendre des notes, rédiger les avis, les délibérations et les procès-verbaux, les diffuser ;
- Suivre la publication et la transmission des avis et des délibérations ;
- S'assurer de la conformité des documents issus des instances ;
- Rédiger des fiches de procédure et des documents types.
· Participation aux élections
- Apporter un appui à l’organisation des élections de l’établissement (notamment soutien logistique et administratif) ;
- Assurer le suivi des mandats des instances.
· Gestion des assurances
- Assurer le lien entre les assureurs et les services de l'USMB ;
- Apporter un appui administratif dans le suivi des déclarations de sinistres (enregistrement, envoi d’accusés réception et de courriers, mise à jour du tableau de bord...).
· Participation aux autres activités de la DAJI
- Assurer la logistique bureautique de la DAJI ;
- Participer à des réseaux juridiques interservices ;
- Procéder à l’archivage des pièces administratives ;
- Répondre aux demandes d’informations des autres services ;
- Mettre à jour les bases de données et les indicateurs relatifs à l’activité du service ;
- Participer à toute autre action relevant d'une mission de la DAJI.
Profil recherché
1. COMPETENCES
Savoir :
· Connaître l'organisation et le fonctionnement des établissements publics ;
· Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
· Connaître les techniques de rédaction administrative.
Savoir-faire :
· Savoir planifier et respecter les délais ;
· Savoir travailler en équipe ;
· Savoir rédiger ;
· Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité ;
· Elaborer et savoir appliquer une règle, une procédure, un dispositif.
Savoir-être :
· Faire preuve d'autonomie et d'initiative ;
· Avoir le sens de l'organisation et des responsabilités ;
· Être réactif et s'adapter aux situations ;
· Faire preuve de rigueur et de fiabilité ;
· Avoir une aisance relationnelle et une capacité à communiquer ;
· Faire preuve de discrétion.
Formation(s) et expérience(s) professionnelles : niveau baccalauréat à licence et expérience professionnelle en secrétariat avec une dominante administrative.
Qui sommes-nous ?
Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.
Descriptif du service
Affectation : La direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) a les missions suivantes :
· Assiste et conseille la direction ainsi que les services et composantes de l’université sur toute question juridique touchant au fonctionnement de l’établissement ;
· Apporte une expertise sur les conventions impliquant l’établissement, dont elle assure également la signature, le recensement et l’archivage ;
· Coordonne l’organisation et gère les instances professionnelles et statutaires en liens étroits avec la présidence ;
· Est chargée de piloter, de coordonner ou d’organiser les opérations électorales de l’établissement ;
· Intervient dans la prévention des litiges et prend en charge les contentieux judiciaires et administratif ;
· Apporte un appui juridique aux sections disciplinaires (enseignants-chercheurs / usagers), s’assure du respect des procédures et d’une manière générale, sécurise l’ensemble des procédures disciplinaires engagées par l’université en lien notamment avec la direction des ressources humaines ;
· Assure enfin un appui dans le cadre de l’exécution du marché des assurances de l’université.
À propos de l'offre
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1. CONDITIONS D’EMPLOI
· Titulaire fonctionnaire de catégorie B selon conditions statutaires
· Contractuel : traitement brut mensuel à partir de 1 836,20€ (INM 373 - échelon 1 de la grille des techniciens RF de classe normale) - rémunération proposée pour tenir compte des diplômes et de l’expérience professionnelle
Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)
Plusieurs modalités d’organisation de travail
Télétravail possible
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université
Procédure de recrutement :
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 25 septembre 2024 à l’adresse job-ref-f0zbgcwhk7@emploi.beetween.com
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter direction.daji@univ-smb.fr
Les auditions auront lieu le 4 octobre 2024 matin.
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Vacant à partir du 18/10/2024
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Assistante / Assistant juridique
