Secrétaire administratif H/F

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable
• Assurer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes
•  Préparer les engagements comptables
•  Saisir les commandes et suivre leur exécution
•  Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
•  Traiter les demandes de paiement et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
•  Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
•  Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité

1-2 Gestion du service centralisateur des frais de justice
•  Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
•  Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
•  Gérer les engagements juridiques hors marché
•  Créer et modifier les tiers dans Chorus
•  Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord
•  Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire
•  Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
•  Gérer les constatations de service fait
•  Suivre la consommation et l’exécution de la dépense
•  Participer à l’élaboration des demandes budgétaires

1-4 Gestion d’un bureau d’ordre ou gestion administrative au sein d’un service :

·         Prise en charge et préparation des dossiers
·         Enrôlement des affaires, préparation du dossier, convocations, délivrance de copies, tri
·         Courrier : compostage, tri et orientation du courrier dans les différents cabinets
·         Accueil : physique, téléphonique et électronique du service
·         Prise en charge des notifications des décisions pour réduire les délais de transmission
·         Recherche d’information dans les applicatifs
·         Suivi des dossiers
·         Préparation des trames de courrier

1-5 Gestion d’un secrétariat :

• Constitution et classement des documents dans les dossiers
• Constitution de la prise en charge administrative et financière
• Suivi des congés et autorisations d’absence
• Élaboration des documents relatifs aux personnels selon consignes (prise de fonction…)
• Remise des documents nécessaires à l’exercice des missions (frais de déplacements, carte professionnelle, …)
•Gestion des comptes épargne temps
•Gestion des états de vacations pour les permanences
•Gestion et suivi des dossiers des contractuels : juriste-assistant, chargé de mission, assistants de justice (contrat, congés, présentiel, vacations…)
•Prise en charge des stagiaires : prise de contact, convention de stage, suivi du stagiaire sur le plan administratif, préparation de la planification, tutorat des stagiaires
•Réception du courrier, compostage, enregistrement et suivi et classement
•Accueil et renseignement des différents interlocuteurs
•Gestion de la boite mail du service
•Gestion des agendas et prise en charge des aspects logistiques (réservation de salle, visio-conférence, …)...