SECRETAIRE ADMINISTRATIF
Référence : 2024-1506150
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Toulouse Capitole
- Localisation : 2 Rue du Doyen Gabriel Marty 31000 Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1801 € / mois € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1 GESTION DE L’AGENDA
- Tenir le planning et l’agenda
- Planifier les rdvs
- Organiser les réunions, assurer leur suivi et l’interface avec les différents services
- Réserver les salles de réunion sur le logiciel ADE
2 MISSION ACCUEIL
- Accueillir le public (accueil téléphonique et physique)
- Filtrer les contacts et les réorienter si nécessaire vers les services compétents de l’université
- Déterminer le caractère urgent des demandes, savoir les reformuler, les analyser, apporter les solutions
- Anticiper les problèmes
3 ORGANISER DES DEPLACEMENTS
- Organiser les déplacements du président et de son équipe
- Assurer la gestion et le suivi des missions effectuer les inscriptions aux réunions et colloques, réserver les vols, préparer les séjours. Inventorier et régler les aspects matériels des voyages (demande de visa).
- Procéder à la liquidation des dossiers « Déplacements du président » pour transmission au service financier
4 GESTION DU COURRIER
- Traiter le courrier à l’arrivée
- Rédiger des projets de courriers, de documents (lettres, attestations)
- Trier, orienter et diffuser toutes sortes de documents (circulaires ministérielles, notes de services) dans les différents services.
- Répondre aux invitations transmises au président ou aux membres du bureau.
5 ORGANISATION DES MANIFESTATIONS
- Participer à l’organisation des diverses manifestations organisées par le président (conférence cérémonies)
- Etudier la faisabilité des projets étudiants et des organismes extérieurs en leur apportant un soutien logistique
- Informer les différents services concernés par l’organisation de ces projets (logistique, audiovisuel
- Chargé de prévenir le pole moyens généraux
Profil recherché
§ Les savoirs :
- Capacités rédactionnelles
- Capacité à s’adapter à tous les publics
- Assurer le filtrage des contacts
- Maitrise de soi
- Gestion des situations difficiles
- Aptitude à réorganiser son travail face aux urgences
- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel)
- Savoir s’adapter aux contacts téléphoniques
§ Les savoir-faire :
- Connaissance des informations à la source et savoir restituer si nécessaire
- Maitrise de l’établissement et des services centraux du ministère
- Savoir gérer les dossiers confidentiels
- Esprit de synthèse
- Organisation et classement de document
§ Les savoir-être :
- Capacité à travailler en autonomie et de manière transversale
- Capacité à s’adapter à tous types de contacts
- Capacité au travail en équipe
- Maitrise de l’organisation de ses tâches et des urgences
- Apte à rechercher, partager l’information et rendre compte à la hiérarchie
- Capacité à l’analyse de toutes les demandes du public et y apporter des solutions adaptées
- Savoir collecter diverses informations et les utiliser au quotidien dans un soucis d’une meilleure organisation et rentabilité dans son travail
Localisation
Qui sommes-nous ?
Issue d’une longue tradition universitaire, l’Université Toulouse Capitole est devenue au premier janvier 2023 un Établissement public expérimental.
Ce nouvel établissement regroupe, à ce jour , les composantes suivantes : Faculté de droit et science politique, Toulouse School of Management, Faculté d'Administration et Communication, Faculté d'informatique, IUT de Rodez, et deux établissements composantes : Toulouse School of Economics et Sciences po Toulouse.
Avec près de 20 000 étudiants, ses 700 enseignants-chercheurs et 600 personnels administratifs contribuent à son rayonnement.
Son ambition : créer un pôle de recherche pluridisciplinaire et international, développer des partenariats locaux et internationaux, promouvoir l’innovation pédagogique et favoriser l’attractivité du site universitaire toulousain.
À propos de l'offre
-
Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée d’un
Date de prise de fonctions : ImmédiatePOSTULER
La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 21/04/2024 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant dans l’objet SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE.Renseignements
Urielle FILLIGER Directrice de cabinet
urielle.filliger@ut-capitole.fr 05 61 63 36 77
Yasmine SAVY Cheffe de cabinet
yasmine.savy@ut-capitole.fr 05 61 63 38 14
-
CONTRAINTES ET DIFFICULTES DU POSTE
- Être capable de s’adapter à tout public- Savoir organiser les taches administratives relavant d’un Cabinet
- Assurer le filtrage des contacts
- Être apte à réorganiser le travail pour faire face aux situations d’urgence
INTERET DU POSTE
- Position centrale du Cabinet dans l’établissement- Maitrise des différentes structures et compétences des services de l’établissement et des services centraux du ministère
- Diversité des contacts (en interne et l’extérieur) et des missions
- Autonomie de travail et prise d’initiatives
-
Vacant à partir du 06/05/2024
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Assistante / Assistant de direction
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