SECRETAIRE ADMINISTRATIF

Le service d’infrastructure de la défense entretient et administre l’ensemble du domaine immobilier du ministère. Il assure le soutien et l’adaptation des infrastructures des armées, directions et services sur le territoire français, dans les DOM-COM et à l’étranger ainsi que le soutien au stationnement des forces en opérations extérieures (OPEX).
L’unité de soutien de l’infrastructure de Bordeaux (USID) est une antenne d’un établissement du service d’infrastructure de la défense (SID Sud Ouest) dont la vocation est d’assurer le soutien infrastructure des entités et formations militaires sur le périmètre de la base de défense de Bordeaux-Mérignac-Agen sur laquelle elle est implantée. Elle est chargée de l’ensemble des opérations de maintenance et du suivi des contrats d’exploitation des installations.
Le titulaire du poste remplit diverses missions transverses concourant aux atteintes des objectifs de l'USID. Intégré au sein de la section soutien, il effectue une partie du secrétariat de l'unité (traitement du courrier, rédaction de notes de service, organisation d’événements, ...). De plus, il est en charge du suivi administratif des accords cadres à bons de commande passés par l'USID. Enfin, il participe, en relation avec l'agent comptable de l'USID, à la saisie des données relatives aux engagements financiers dans Chorus Formulaires (saisie et validation des demandes d'achat, validation des services faits) et à la tenue à jour du tableau de suivi des engagements financiers
Gérer les courriers « arrivée et départ » reçus papier, Nemo, Lnacre, Cor@il, mail fonctionnel USID BMA (Bordeaux-Mérignac-Agen)
Gérer les ordres de mission via le logiciel FD@Ligne en relation avec le service soutien SID SUD OUEST et le GSBDD. Mise à jour des tableaux de suivi.
Rédiger des notes d'organisation, planning astreinte, notes suppléance, tenir les agendas (salle de réunion, commandement)
Effectuer le suivi administratif des marchés de l'USID (préparation et suivi des OS, vérification et suivi des DC4, archivage des documents, ...)
Mettre en œuvre l’ensemble des directives de rédaction, passation, exécution et suivi des marchés publics des directions régionales et centrales
Intégrer et éditer les états d’acompte dans OSEA et assurer le dépôt des états d’acompte et le suivi sur CHORUS PRO
Réaliser et contrôler des demandes d'achats dans l'outil Chorus Formulaires en collaboration avec l'agent comptable
Contrôler et valider les services faits dans l'outil Chorus Formulaires
Elaborer des documents de synthèse de l’activité contractuelle de l’USID.
Elaborer des documents de synthèse de la consommation des crédits de l’USID.
Assurer les échanges d’informations nécessaires au macro processus budgétaire n° 3 dans Chorus.
Assister et suppléer le chef de cellule administratif et RH en cas d'absence (horoquartz, transmissions documents au BRHE..).
Participer à l'organisation des activités de vie de l'unité.
Classement et archivage des documents USID BMA dans les dossiers co