Secrétaire administratif, Secrétariat particulier du Procureur général H/F
Référence : 2024-1645962
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des services judiciaires - CA VERSAILLES
Cour d'appel de Versailles, 5 rue Carnot 78000 VERSAILLES - Localisation : 5 Rue Carnot 78000 Versailles
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales
· Gestion des dossiers de candidature à l'intégration dans la magistrature : enregistrement, transmissions au parquet du ressort pour instruction et relances, convocations des candidats, préparation du projet de rapport, transmission DSJ ;
· Délégations et gestion des magistrats placés : enregistrement, suivi administratif, rédaction de la proposition de délégations, congés, CET, évaluations ;
· Suivi des pourvois formés par le procureur général ;
· Gestion des magistrats honoraires : enregistrement, suivi administratif, rédaction de la proposition et mission, formalisation des états mensuels des vacations ;
· Notification des délibérations de la commission d'avancement concernant les intégrés en juin et décembre;
· Tri et ventilation du courrier du service, à tour de rôle avec les autres fonctionnaires du secrétariat ;
· Etablissement et diffusion des tableaux de permanence du week-end (à tour de rôle) ;
· Diffusion de la permanence trimestrielle, à tour de rôle ;
· Tri et ventilation du courrier traité par le procureur général et les membres du cabinet, à tour de rôle ;
Fonctions liées à la polyvalence : en cas d'absence des collègues ou vacance de poste
· tenue du secrétariat particulier du procureur général ;
· recherches cassiopée, suivi sur Esabora AS des affaire signalées, sur demande expresse du procureur général ;
· Suivi des appels principaux du parquet ;
· Préparation, organisation (format salle, mise en forme dossiers, convivialité..) et suivi des réunions ;
· Organisation matérielle du concours de l'ENM (annuel et complémentaire), inclus les demande de B2 et d'enquête de moralité, sous le contrôle de Sabrina Miard ;
· Planning hebdomadaire et mensuel du parquet général, mise à jour de l'agenda électronique;
· Logistique : demandes de fournitures et d'intervention, répartition des codes, badges, clefs, gestion des arrivées et départs des magistrats, (bureau, informatique, accès aux applicatifs et boîtes structurelles, listes de diffusion) ; constitution du dossier d'accueil ( NAPR) ; préparation des élections ;
· Réservation des salles (PILOT) et des véhicules, diffusion des réservations aux intéressés ;
(cette liste est susceptible de modification en cas de nécessité de service)
Profil recherché
Connaissances
- Organisation judiciaire
- Bureautique et outils collaboratifs
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Techniques de secrétariat de direction
Savoir-être
- Avoir le sens de l’organisation, être disponible
- Etre discret, polyvalent, rigoureux
- Avoir de bonnes qualités relationnelles
- Etre réactif
Savoir-faire
- Gérer un planning / un agenda
- Organiser une réunion
- Prioriser
- Diffuser une information
- Rédiger et mettre en forme un document
- Gestion de boîtes mails et archivage
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
OUI
Offres de formation associées à votre prise de poste
Formation interne à l’arrivée par le 2ème agent du secrétariat – utilisation des modes opératoires – formation par tutorat possible
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Cour d'appel de Versailles,
5 rue Carnot 78000 VERSAILLES
Descriptif du service
Le poste à pourvoir est localisé au secrétariat particulier du procureur général, constitué de 4 agents.
Le secrétariat particulier doit assurer une permanence de 8h45 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 par roulement.
Les activités du service
- assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
- fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
- mettre en forme et valoriser des supports écrits
- prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
- traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
Composition et effectifs du service
- 1 agent au secrétariat particulier du procureur général (SA ou greffier)
- 3 agents au secrétariat du parquet général (SA ou AA)
Votre hiérarchie
- Procureur général, secrétaire général et chef de cabinet pour l’opérationnel (détermination des missions, suivi des tâches, etc)
- Directeur chef de service pour l’administratif (gestion des congés, convention de télétravail, gestion de la carrière et des fiches horaires)
Vos interlocuteurs métiers
- Secrétariat de la première présidence – secrétariat du directeur de greffe – service administratif régional
- Juridictions du ressort
À propos de l'offre
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Organisation de travail : charte des temps de 37h30 / semaine
Restauration : restaurant administratif sur place
Accessibilité en transport / Parking : 3 gares desservent Versailles + réseau de bus – parking possible dans la limite des possibilité
Poste susceptibles d'être vacant : 1
Groupe IFSE : 3
Durée d’affectation attendue sur le poste : 3 ansEntretien requis, prendre impérativement attache avec les contacts mentionnés
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Le secrétariat particulier doit assurer une permanence de 8h45 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 par roulement.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2025
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Assistante / Assistant de direction