Secrétaire administrative - Service social F/H

Missions permanentes, dans le respect des règles éthiques :
.Assurer la continuité des liaisons téléphoniques internes et externes : réception des appels, évaluer la demande et orienter vers le professionnel concerné.
.Assurer l’accueil et l’orientation des usagers du service social
.Assurer la continuité des liaisons entre l’équipe sociale, les services de soins et le cadre. Assurer la continuité du lien avec les services extérieurs sur demande des assistants sociaux.
.Assurer la saisie des rapports sociaux, signalements dans le cadre de la protection de l’enfance et centraliser les rapports.
.Assurer l’envoi de dossiers et courriers urgents.
.Assurer les démarches internes : aider à la recherche d'informations (documentation interne, internet, téléphone...).
.Assurer l’archivage annuel des dossiers sociaux : centralisation des dossiers destins à la destruction (>10 ans).
.Aider à la mise à jour de la documentation du service social (fichier commun)
.Assurer le secrétariat de plusieurs assistants de service social : déterminer les priorités dans les demandes, organiser une répartition équitable du temps de secrétariat, faciliter la coordination et l’entraide entre secrétaires.
.Assurer le suivi administratif et l’enregistrement de procédures (tableau de bord CPAM, PASS, etc.) Scanner et enregistrer les dossiers sociaux sur le logiciel commun du service.
.Gérer l’agenda des assistantes sociales de Maternité
.Maintenir et développer son niveau de connaissances en participant à des formations, à des conférences. Traiter l’ensemble du courrier technique et administratif.
.Travailler en réseau avec les partenaires institutionnels et associatifs (récupération et gestion des dons).

Missions ponctuelles ou spécifiques :
.Accueillir des stagiaires secrétaires.
.Assurer la mise à jour du tableau Excel des rapports sociaux, des aides financières et des commandes de lait. Assurer et saisir les commandes mensuelles du matériel sur le logiciel SAP/NSI
.Assurer le remplacement de la collègue dans le cadre de la continuité de service. Assurer la commande des imprimés spécifiques aux institutions extérieures (CPAM, etc) Assurer les comptes rendus des réunions d’équipe de service social.
.Etablir un rapport annuel d’activité.
.Participer à l’élaboration du projet du service social hospitalier. Participer aux études d’activité.
.Saisir les demandes d’intervention auprès des services techniques.